Sådan administrerer du din gæsteliste

Fanen Gæster i dit RSVP-dashboard er det sted, hvor du tilføjer, administrerer og følger alle deltagere til dit event. Uanset om du tilføjer gæster én ad gangen eller importerer hundredvis fra et regneark, gør Fotify det nemt at holde din gæsteliste organiseret.

Sådan får du adgang til gæstelisten

1. Gå til dit event-dashboard på dashboard.fotify.app
2. Vælg dit event, og klik på "RSVP" i sidepanelet
3. Klik på fanen "Guests"

Hvis du ikke har oprettet en RSVP-invitation endnu, kan du først se Sådan opretter du din RSVP-invitation.

Du vil se din komplette gæsteliste med svarstatusser og handlingsknapper.

Forstå gæstelisten

Statusfiltre

Filtrér dine gæster efter svarstatus ved hjælp af fanerne øverst:

Filter	Beskrivelse
Alle	Alle gæster på din liste
Accepteret	Gæster, der har bekræftet, at de deltager
Afslået	Gæster, der ikke kan deltage
Ikke besvaret	Gæster, der endnu ikke har svaret
Deltaget	Gæster, der har tjekket ind til arrangementet (når QR-fremmøde er aktiveret)

Kolonner med gæsteoplysninger

Tabellen viser nøgleoplysninger for hver gæst:

• Navn - Gæstens fulde navn
• Email - E-mailadresse (hvis angivet)
• Mobilnummer - Telefonnummer til SMS/WhatsApp
• Gæster - Antal personer i deres gruppe (inkl. plus-ones)
• Bekræftet - Hvor mange personer de har bekræftet deltager
• Status - Deres RSVP-svar (Accepteret, Afslået, Ikke besvaret)
• Tags - Farvede chips, der viser de gæstetags, som er knyttet til denne gæst. Klik på knappen + Tilføj tag på rækken for at tilknytte eller fjerne tags direkte
• Registreret - Hvornår gæsten blev tilføjet eller selvregistrerede
• Handlinger - Knapper til hurtige handlinger

Sortering og søgning

• Søg - Brug søgefeltet til at finde gæster efter navn, e-mail, telefon eller — når Indsaml gæstenavne er slået til — en plus-ones navn. Hvis en plus-one matcher, udvides invitationen automatisk, og det matchende navn fremhæves
• Sortér - Klik på en vilkårlig kolonneoverskrift for at sortere listen (f.eks. efter navn, status)

Visning af plus-one-navne (når Gæstenavne er slået til)

Når du har aktiveret Indsaml gæstenavne (eller Bordadministration, som inkluderer det), vises der for grupper på 2 eller flere en chevron ved siden af hovednavnet. Klik på den for at udvide rækken og se hver plus-one som en indrykket underrække under hovedinvitationen:

• Hver navngiven gæst vises med et "+1"-badge (eller "Hovedgæst" for den primære)
• Et blyantsikon på hver underrække går direkte til redigering af netop det navn
• Hvis en gruppe har færre navne end dens angivne størrelse, ser du en pladsholder "N navne er endnu ikke angivet" med et link til Tilføj navne
• Under søgning udvides rækker, der indeholder en matchende plus-one, automatisk, så matchet er synligt med det samme — du kan stadig folde manuelt sammen, og dit valg huskes, indtil du rydder søgningen

Filtrering og tagging af gæster

Fotifys tagsystem gør det muligt at mærke gæster (f.eks. "Family", "VIP", "Work") og filtrere efter dem. Alle detaljer findes i artiklen Guest Tags; her er, hvordan tags vises i gæstelisten.

Rækken til tagfiltrering

Over statusfiltrene ser du en række med navnet "Filter by tags". Den indeholder:

• En chip for hvert tag, du har oprettet (klik for at slå det til/fra som filter)
• En stiplet "+ New tag"-chip, der åbner tag-administratoren, så du kan oprette et tag direkte
• En "Manage tags"-knap til højre (omdøb farver, redigér eller slet eksisterende tags)
• Når to eller flere tag-chips er aktive, styrer en Any / All-kontakt, om filteret matcher gæster med any af de valgte tags eller all af dem

Når et tagfilter er aktivt, viser gæstelisten kun matchende gæster. Klik på den samme chip igen for at fjerne filteret, eller brug "Clear tag filter" for at rydde alle tagfiltre på én gang.

Tilføj tags direkte på gæsten

På en hvilken som helst gæsterække (desktop-tabel eller mobilkort) kan du klikke på knappen + Add tag i kolonnen Tags. En dropdown vises med alle eventets tags; klik for at slå til/fra, og tryk derefter Save. Eksisterende tags på gæsten vises som farvede chips ved siden af knappen.

Tilføj tags til flere valgte gæster

Sådan tagger (eller fjerner tags fra) du mange gæster på én gang:

1. Vælg gæster ved hjælp af afkrydsningsfelterne til venstre på hver række
2. I værktøjslinjen, der vises, klikker du på "Apply tags"
3. Vælg en mode — Add, Remove eller Replace
4. Sæt flueben ved de tags, du ønsker, og klik derefter på den grønne Save-knap

• Add tilknytter de valgte tags til alle gæster oven i deres eksisterende tags
• Remove fjerner de valgte tags fra alle gæster
• Replace fjerner deres nuværende tags og sætter præcist den valgte liste

Tilføj gæster enkeltvis

Sådan tilføjer du én gæst:

1. Klik på knappen "Add Guest"
2. Udfyld gæsteoplysningerne:
   • Name - Gæstens fornavn (påkrævet)
   • Last Name - Gæstens efternavn
   • Email - E-mailadresse til digitale invitationer
   • Cellphone - Telefonnummer i internationalt format med + (f.eks. +14155551234)
   • Number of Guests - Hvor mange personer der er i deres gruppe (standard: 1)
   • SMS Language - Tilsidesæt standardsproget for denne gæsts SMS-beskeder
3. Klik på "Add Guest"

Telefonnummerformat

For at SMS- og WhatsApp-funktioner kan virke, skal telefonnumre være i internationalt E.164-format:

• Start med + efterfulgt af landekode
• Ingen mellemrum, bindestreger eller parenteser
• Eksempler: +14155551234 (US), +34612345678 (Spain), +4915112345678 (Germany)

Import af flere gæster (CSV-upload)

Til store gæstelister kan du importere dem alle på én gang ved hjælp af en CSV-fil.

Sådan importerer du

1. Klik på "Upload Guest List"
2. Forbered din CSV-fil i det krævede format (se nedenfor)
3. Træk og slip din fil, eller klik for at vælge den
4. Klik på "Upload Guest List"

CSV-format

Din CSV-fil skal indeholde disse kolonner:

Kolonne	Påkrævet	Beskrivelse
Name	Ja	Gæstens fornavn
LastName	Nej	Gæstens efternavn (kan være tomt)
Email	Nej	E-mailadresse (kan være tom)
Phone	Nej	Telefon i E.164-format med + og landekode
Guests	Nej	Antal gæster i selskabet (standard: 1)
Locale	Nej	Sprogkode til SMS og e-mail (en, es, fr, de, it, pt osv.). SmsLocale og MessagingLocale accepteres stadig af hensyn til bagudkompatibilitet
Tags	Nej	Tagnavne, der skal anvendes på denne gæst, adskilt med | (pipe). Manglende tags oprettes automatisk
DisplayAlias	Nej	Vist navn, der bruges i beskeder i stedet for Name + LastName (f.eks. "Adam & Susan", "The Smith Family"). Nyttigt til par, familier og grupper
IsPlural	Nej	Sæt til true (eller yes / 1), når invitationen er til flere personer, så beskeder bruger flertalsform i understøttede sprog (svensk, spansk, fransk, italiensk, portugisisk, hollandsk, polsk, arabisk, hebraisk, dansk). Standard er false

Eksempel på CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

Tips til CSV-import

• Klik på "Download Example" for at hente en skabelonfil
• E-mail og telefon er valgfrie – lad dem stå tomme, hvis de ikke er tilgængelige
• Understøttede beskedsprog: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
• Hvis Locale er tom, modtager gæsten SMS og e-mail på dit events standardsprog
• Tags-kolonnen: adskil flere tags med | (f.eks. Family|VIP). Ethvert tagnavn, der ikke allerede findes for eventet, oprettes automatisk med en standardfarve — du kan ændre farven senere i Manage tags
• DisplayAlias: når det er angivet, bruges dette navn i SMS, e-mails og på RSVP-siden (erstatter også {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} og {{FULLNAME}} i tilpassede beskedskabeloner). Lad feltet være tomt for at bruge den normale Name + LastName
• IsPlural: betyder kun noget i sprog, der skelner mellem ental/flertal i 2. person — f.eks. svensk "du är inbjuden" (ental) bliver til "ni är inbjudna" (flertal). For engelsk, tysk, russisk og andre sprog uden den skelnen ignoreres feltet

Handlingsknapper for gæster

Hver gæsterække har handlingsknapper til hurtig administration:

Ikon	Handling	Beskrivelse
Pencil	Edit	Redigér gæsteoplysninger (navn, e-mail, telefon, gæster, status)
Eye	View	Se alle gæsteoplysninger uden at foretage ændringer
Copy	Copy Message	Kopiér personlig invitation med gæstens navn og unikke RSVP-link
Envelope	Email	Åbn e-mailklient med forudfyldt invitation (hvis e-mail er angivet)
WhatsApp	WhatsApp	Åbn WhatsApp Web med forudfyldt besked (hvis telefon er angivet)
Trash	Delete	Fjern gæst fra listen (kræver bekræftelse)

Mobilvisning

På mobilenheder er handlingsknapper tilgængelige via en menu (tre prikker) nederst til højre på hvert gæstekort.

Send invitationer til gæster

Når du har tilføjet gæster, skal du sende dem deres personlige RSVP-links.

Mulighed 1: Kopiér og indsæt

1. Klik på Copy-ikonet ud for en gæst
2. Den personlige besked (med deres navn og unikke link) kopieres
3. Indsæt i e-mail, sms eller den beskedapp, du foretrækker

Mulighed 2: WhatsApp direkte

1. Klik på WhatsApp-ikonet (kun synligt for gæster med telefonnummer)
2. WhatsApp Web åbner med en forudfyldt invitationsbesked
3. Send beskeden direkte

WhatsApp-sporing

• Gæster, du har skrevet til på WhatsApp, vil have en diskret grøn baggrund
• Det hjælper dig med at holde styr på, hvem der har modtaget deres invitation
• Brug "Reset All Sent" for at rydde denne sporingshistorik og starte forfra

Eksportér din gæsteliste

Du kan eksportere din komplette gæsteliste i to formater: CSV til regneark eller PDF som et klar-til-print dokument.

Download som CSV

1. Klik på "Download CSV" i værktøjslinjen på fanen Gæster
2. Filen indeholder alle gæsteoplysninger, svar, værdier i brugerdefinerede felter samt en Tags-kolonne (tag-navne adskilt med lodret streg — samme format accepteres ved import, så du kan eksportere og importere data igen)
3. Når Indsaml gæstenavne er aktiveret, indeholder CSV’en også en Plus Ones-kolonne lige efter Gæster — hver ikke-hovedgæst adskilt med lodret streg (f.eks. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). Kolonnen udelades, når navneindsamling er slået fra, så CSV’ens struktur forbliver forudsigelig for arrangementer, der ikke bruger funktionen
4. Åbn i Excel, Google Sheets eller et hvilket som helst regnearksprogram

Download som PDF

1. Klik på "Download PDF" i værktøjslinjen på fanen Gæster
2. Der genereres en formateret PDF med dit arrangements navn, dato og en oversigt over svarstatistik
3. PDF’en indeholder alle gæstedetaljer i et pænt tabel-layout med en Tags-kolonne, der viser hver gæsts tag-navne som kommasepareret tekst

Når Indsaml gæstenavne er aktiveret, indeholder PDF’en også:

• Indrykkede underrækker for hver plus-one-gæst under hovedinvitationen, med deres individuelle navn

Når Bordadministration også er aktiveret, viser hver underrække desuden personens tildelte bord i en ny Bord-kolonne.

Det gør PDF’en ideel til:

• At udskrive en gæsteliste til stedet eller dørpersonalet
• At dele med leverandører (caterere, eventplanlæggere), som ikke bruger regneark
• At have en fysisk backup ved arrangementet
• At tjekke bordplaceringer med et hurtigt overblik

Administrér gæsters svar

Redigér et svar

Hvis en gæst kontakter dig for at ændre deres RSVP:

1. Klik på Edit (blyant)-ikonet ud for gæsten
2. Opdatér deres status (Accepted, Declined)
3. Justér antallet af bekræftede gæster, hvis det er nødvendigt
4. Gem ændringer

Se svardetaljer

Klik på View (øje)-ikonet for at se:

• Alle gæsteoplysninger
• Deres RSVP-svar
• Eventuelle kommentarer, de har sendt
• Svar på brugerdefinerede felter

Slet gæster

Sådan fjerner du en gæst:

1. Klik på Delete (papirkurv)-ikonet
2. Bekræft sletningen

Sådan sletter du flere gæster:

• Vælg gæster ved hjælp af afkrydsningsfelterne
• Klik på "Delete all (X)" for at fjerne de valgte gæster

Tips til administration af gæstelisten

Før dit event

• Tilføj alle gæster, før du sender invitationer
• Dobbelttjek at telefonnumre er i internationalt format
• Brug CSV-import til store lister for at spare tid
• Indstil passende SMS-sprog for internationale gæster

Følg svar

• Tjek filteret Not Answered regelmæssigt for at følge op
• Brug WhatsApp-sporing til at se, hvem der har modtaget invitationer
• Eksportér listen med jævne mellemrum for at følge udviklingen

Følg op

• For gæster, der ikke har svaret, kan du bruge Copy- eller WhatsApp-knapperne til at sende påmindelser
• Overvej at bruge SMS-funktionen til masse-påmindelser

Ofte stillede spørgsmål

Q: Er der en grænse for, hvor mange gæster jeg kan tilføje? A: Gæstegrænser afhænger af din Fotify-plan. Tjek dine plandetaljer for de specifikke grænser.

Q: Kan jeg tilføje gæster efter at have sendt invitationer? A: Ja! Du kan tilføje nye gæster når som helst. Husk blot at sende dem deres invitationslink.

Q: Hvad sker der, hvis jeg sletter en gæst, som allerede har svaret? A: Deres svar fjernes permanent. Hvis de forsøger at bruge deres gamle RSVP-link, vil det ikke længere virke.

Q: Kan jeg ændre en gæsts RSVP-status manuelt? A: Ja, brug knappen Rediger til manuelt at opdatere en gæsts status, f.eks. når de ringer for at bekræfte i stedet for at bruge onlineformularen.

Q: Hvorfor kan jeg ikke se WhatsApp-knappen for nogle gæster? A: WhatsApp-knappen vises kun for gæster, der har et gemt telefonnummer. Tilføj deres telefonnummer for at aktivere denne funktion.

Q: Hvad er forskellen på kolonnerne "Gæster" og "Bekræftet"? A: "Gæster" er, hvor mange personer du inviterede i den gruppe. "Bekræftet" er, hvor mange gæsten sagde faktisk deltager, da de svarede.

Q: Kan jeg importere gæster fra Google Kontakter eller en anden app? A: Eksportér dine kontakter som en CSV-fil fra din kontaktapp, formatér den derefter, så den matcher Fotifys CSV-krav, og importér den.

Q: Hvad er forskellen på CSV- og PDF-eksporten? A: CSV er bedst til arbejde i regneark — redigering, filtrering og import til andre værktøjer. PDF er et formateret, printvenligt dokument med dit arrangements sidehoved og oversigtsstatistik, ideelt til deling med leverandører eller til udskrift til dørpersonalet ved arrangementet.

Q: Indeholder PDF’en bordplaceringer og plus-one-navne? A: Plus-one-navne vises som indrykkede underrækker under hovedinvitationen, når Indsaml gæstenavne er aktiveret. Når Bordadministration også er slået til, tilføjer PDF’en en Bord-kolonne, der viser hver persons individuelle plads-/bordtildeling.

Q: Kan jeg søge efter en plus-ones navn? A: Ja — når Indsaml gæstenavne er slået til, matcher søgefeltet også plus-one-navne. Den matchende invitation udvides automatisk, så du kan se, hvilket gruppemedlem der matchede, og navnet fremhæves. Det er praktisk, når en gæst kontakter dig, og du kun kan huske navnet på den, der kommer med, ikke hovedinviterede.

Q: Indeholder CSV-eksporten plus-one-navne? A: Når Indsaml gæstenavne er aktiveret, tilføjer CSV’en en Plus Ones-kolonne lige efter Gæster, hvor hvert ikke-hovedmedlem i gruppen listes adskilt med lodret streg. Når navneindsamling er slået fra, udelades kolonnen, så CSV’ens struktur forbliver ensartet.

Q: Hvordan ved jeg, hvilke gæster jeg allerede har sendt invitationer til? A: Gæster, der er kontaktet via WhatsApp, vises med en grøn baggrund. For andre metoder kan du overveje at bruge SMS-sprog eller et notesystem til at holde styr på det.

Q: Kan gæster RSVP’e uden først at være tilføjet til listen? A: Ved personlige invitationer skal gæster først tilføjes til din liste for at modtage deres unikke RSVP-link. Hvis du derimod aktiverer funktionen Registreringsformular, kan gæster selvregistrere via et offentligt link - de tilføjes automatisk til din gæsteliste, når de udfylder formularen.

Q: Hvad sker der, hvis jeg uploader en CSV med dublerede gæster? A: Systemet giver dig besked om dubletter. Du kan vælge at springe dem over eller opdatere eksisterende poster.

Q: Kan jeg importere gæster med tags, der allerede er anvendt? A: Ja. Tilføj en Tags-kolonne til din CSV med tag-navne adskilt med lodret streg (f.eks. Family|VIP). Ethvert tag, der ikke allerede findes for arrangementet, oprettes automatisk med en standardfarve. Fuld arbejdsgang: se artiklen Gæstetags.

Q: Er tags inkluderet, når jeg eksporterer gæster? A: Ja — både CSV-eksporten (navne adskilt med lodret streg) og PDF-eksporten (kommasepareret liste i en Tags-kolonne) inkluderer alle tags, der er knyttet til gæsten. Du kan genimportere CSV’en for at gendanne tags.

Q: Hvordan tagger jeg mange gæster på én gang? A: Brug afkrydsningsfelterne til at vælge de gæster, du ønsker, og klik derefter på "Anvend tags" i værktøjslinjen for markeringen. Du kan tilføje, fjerne eller erstatte tags på tværs af alle valgte gæster med ét klik.