Hoe je je gastenlijst beheert

Het tabblad Gasten in je RSVP-dashboard is de plek waar je al je eventbezoekers toevoegt, beheert en opvolgt. Of je nu gasten één voor één toevoegt of honderden importeert vanuit een spreadsheet, Fotify maakt het eenvoudig om je gastenlijst overzichtelijk te houden.

Toegang tot de gastenlijst

Ga naar je eventdashboard op dashboard.fotify.app
Selecteer je event en klik op "RSVP" in de zijbalk
Klik op het tabblad "Guests"

Als je nog geen RSVP-uitnodiging hebt aangemaakt, bekijk dan eerst How to Create Your RSVP Invitation.

Je ziet je volledige gastenlijst met responsestatussen en actieknoppen.

De gastenlijst begrijpen

Statusfilters

Filter je gasten op antwoordstatus met de tabbladen bovenaan:

Filter	Beschrijving
Alle	Elke gast op je lijst
Geaccepteerd	Gasten die hebben bevestigd dat ze komen
Afgewezen	Gasten die niet kunnen komen
Niet beantwoord	Gasten die nog niet hebben gereageerd
Aanwezig	Gasten die hebben ingecheckt op het evenement (wanneer QR-aanwezigheid is ingeschakeld)

Kolommen met gastinformatie

De tabel toont belangrijke informatie per gast:

Naam - Volledige naam van de gast
E-mail - E-mailadres (indien opgegeven)
Mobiel - Telefoonnummer voor sms/WhatsApp
Gasten - Aantal personen in hun gezelschap (inclusief plus-ones)
Bevestigd - Hoeveel personen ze hebben bevestigd dat ze aanwezig zijn
Status - Hun RSVP-antwoord (Geaccepteerd, Afgewezen, Niet beantwoord)
Tags - Gekleurde labels die de toegepaste gasttags voor deze gast tonen. Klik op de knop + Tag toevoegen in de rij om tags direct in de tabel toe te voegen of te verwijderen
Geregistreerd - Wanneer de gast is toegevoegd of zichzelf heeft geregistreerd
Acties - Snelle actieknoppen

Sorteren en zoeken

Zoeken - Gebruik de zoekbalk om gasten te vinden op naam, e-mail, telefoon of — wanneer Gastnamen verzamelen aan staat — de naam van een plus-one. Als een plus-one overeenkomt, wordt die uitnodiging automatisch uitgeklapt en wordt de overeenkomstige naam gemarkeerd
Sorteren - Klik op een kolomkop om de lijst te sorteren (bijv. op naam, status)

Plus-one-namen bekijken (wanneer Gastnamen aan staat)

Wanneer je Gastnamen verzamelen hebt ingeschakeld (of Tafelbeheer, waarin dit is inbegrepen), krijgen gezelschappen van 2 of meer een chevron naast de hoofdnaam. Klik daarop om de rij uit te klappen en elke plus-one te tonen als een ingesprongen subrij onder de hoofduitnodiging:

Elke benoemde gast wordt weergegeven met een "+1"-badge (of "Hoofdgast" voor de primaire)
Een potloodpictogram op elke subrij brengt je direct naar het bewerken van die specifieke naam
Als een gezelschap minder namen heeft dan de opgegeven grootte, zie je een tijdelijke aanduiding "N namen nog niet opgegeven" met een link Namen toevoegen
Tijdens het zoeken worden rijen met een overeenkomende plus-one automatisch uitgeklapt zodat de match in één oogopslag zichtbaar is — je kunt nog steeds handmatig inklappen en je keuze wordt onthouden totdat je de zoekopdracht wist

Gasten filteren & taggen

Met het tagsysteem van Fotify kun je gasten labelen (bijv. "Familie", "VIP", "Werk") en daarop filteren. Alle details vind je in het artikel Guest Tags; hieronder lees je hoe tags in de gastenlijst terugkomen.

De rij met tagfilters

Boven de statusfilters zie je een rij met het label "Filter by tags". Deze bevat:

Een chip voor elke tag die je hebt aangemaakt (klik om deze als filter aan/uit te zetten)
Een gestippelde chip "+ New tag" die de tagbeheerder opent zodat je direct een tag kunt aanmaken
Rechts een knop "Manage tags" (kleuren hernoemen, bewerken of bestaande tags verwijderen)
Wanneer twee of meer tagchips actief zijn, bepaalt een schakelaar Any / All of het filter gasten matcht met een of meer van de geselecteerde tags, of met alle geselecteerde tags

Wanneer een tagfilter actief is, toont de gastenlijst alleen de bijpassende gasten. Klik opnieuw op dezelfde chip om het filter te verwijderen, of gebruik "Clear tag filter" om alle tagfilters in één keer te wissen.

Gasten inline taggen

Klik in een gastenrij (desktop-tabel of mobiele kaart) op de knop + Add tag in de kolom Tags. Er verschijnt een dropdown met alle tags voor het event; klik om aan/uit te zetten en klik daarna op Save. Bestaande tags van de gast worden als gekleurde chips naast de knop weergegeven.

Meerdere geselecteerde gasten in bulk taggen

Om meerdere gasten tegelijk te taggen (of tags te verwijderen):

Selecteer gasten via de selectievakjes links van elke rij
Klik in de selectietoolbar die verschijnt op "Apply tags"
Kies een mode — Add, Remove of Replace
Vink de gewenste tags aan en klik daarna op de groene knop Save

Add voegt de geselecteerde tags toe aan elke gast, bovenop de bestaande tags
Remove verwijdert de geselecteerde tags bij elke gast
Replace wist de huidige tags en stelt precies de geselecteerde lijst in

Gasten afzonderlijk toevoegen

Zo voeg je één gast toe:

Klik op de knop "Add Guest"
Vul de gegevens van de gast in:
- Name - Voornaam van de gast (verplicht)
- Last Name - Achternaam van de gast
- Email - E-mailadres voor digitale uitnodigingen
- Cellphone - Telefoonnummer in internationaal formaat met + (bijv. +14155551234)
- Number of Guests - Hoeveel personen in hun gezelschap (standaard: 1)
- SMS Language - Overschrijf de standaardtaal voor de sms-berichten van deze gast
Klik op "Add Guest"

Telefoonnummerformaat

Voor sms- en WhatsApp-functionaliteit moeten telefoonnummers in internationaal E.164-formaat staan:

Begin met + gevolgd door de landcode
Geen spaties, streepjes of haakjes
Voorbeelden: +14155551234 (VS), +34612345678 (Spanje), +4915112345678 (Duitsland)

Meerdere gasten importeren (CSV-upload)

Voor grote gastenlijsten kunt u ze allemaal in één keer importeren met een CSV-bestand.

Zo importeert u

Klik op "Upload Guest List"
Maak uw CSV-bestand aan in het vereiste formaat (zie hieronder)
Sleep uw bestand naar het veld, of klik om het te selecteren
Klik op "Upload Guest List"

CSV-formaat

Uw CSV-bestand moet deze kolommen bevatten:

Kolom	Vereist	Beschrijving
Name	Ja	Voornaam van de gast
LastName	Nee	Achternaam van de gast (mag leeg zijn)
Email	Nee	E-mailadres (mag leeg zijn)
Phone	Nee	Telefoonnummer in E.164-formaat met + en landcode
Guests	Nee	Aantal gasten in het gezelschap (standaard: 1)
Locale	Nee	Taalcode voor sms en e-mail (en, es, fr, de, it, pt, enz.). `SmsLocale` en `MessagingLocale` worden voor achterwaartse compatibiliteit nog steeds geaccepteerd
Tags	Nee	Tagnamen die op deze gast moeten worden toegepast, gescheiden door `\|` (pipe). Ontbrekende tags worden automatisch aangemaakt
DisplayAlias	Nee	Weergavenaam die in berichten wordt gebruikt in plaats van `Name + LastName` (bijv. "Adam & Susan", "The Smith Family"). Handig voor stellen, families en groepen
IsPlural	Nee	Stel in op `true` (of `yes` / `1`) wanneer de uitnodiging voor meerdere personen is, zodat berichten in ondersteunde talen de meervoudsvorm gebruiken (Zweeds, Spaans, Frans, Italiaans, Portugees, Nederlands, Pools, Arabisch, Hebreeuws, Deens). Standaard is `false`

Voorbeeld-CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

Tips voor CSV-import

Klik op "Download Example" om een sjabloonbestand te downloaden
E-mail en telefoon zijn optioneel — laat leeg als deze niet beschikbaar zijn
Ondersteunde berichttalen: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
Als Locale leeg is, ontvangt de gast sms en e-mail in de standaardtaal van uw evenement
Tags-kolom: scheid meerdere tags met | (bijv. Family|VIP). Elke tagnaam die nog niet voor het evenement bestaat, wordt automatisch aangemaakt met een standaardkleur — u kunt de kleur later wijzigen in Manage tags
DisplayAlias: indien ingesteld, wordt deze naam gebruikt in sms-berichten, e-mails en op de RSVP-pagina (en vervangt ook {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} en {{FULLNAME}} in aangepaste berichtsjablonen). Laat leeg om de standaard Name + LastName te gebruiken
IsPlural: is alleen van belang in talen die een onderscheid maken tussen enkelvoud/meervoud in de 2e persoon — bijvoorbeeld Zweeds "du är inbjuden" (enkelvoud) wordt "ni är inbjudna" (meervoud). Voor Engels, Duits, Russisch en andere talen zonder dat onderscheid wordt dit veld genegeerd

Actieknoppen voor gasten

Elke gastenrij heeft actieknoppen voor snel beheer:

Icoon	Actie	Beschrijving
Pencil	Edit	Gegevens van de gast aanpassen (naam, e-mail, telefoon, gasten, status)
Eye	View	Alle gastinformatie bekijken zonder wijzigingen te maken
Copy	Copy Message	Gepersonaliseerde uitnodiging kopiëren met de naam van de gast en een unieke RSVP-link
Envelope	Email	E-mailclient openen met vooraf ingevulde uitnodiging (als e-mail is opgegeven)
WhatsApp	WhatsApp	WhatsApp Web openen met vooraf ingevuld bericht (als telefoonnummer is opgegeven)
Trash	Delete	Gast uit de lijst verwijderen (vereist bevestiging)

Mobiele weergave

Op mobiele apparaten zijn de actieknoppen bereikbaar via een menu (drie puntjes) rechtsonder op elke gastenkaart.

Uitnodigingen naar gasten sturen

Na het toevoegen van gasten moet je hun gepersonaliseerde RSVP-links versturen.

Optie 1: Kopiëren en plakken

Klik op het Copy-icoon bij een gast
Het gepersonaliseerde bericht (met hun naam en unieke link) wordt gekopieerd
Plak dit in e-mail, sms of een berichtenapp naar keuze

Optie 2: Direct via WhatsApp

Klik op het WhatsApp-icoon (alleen zichtbaar voor gasten met een telefoonnummer)
WhatsApp Web opent met een vooraf ingevuld uitnodigingsbericht
Verstuur het bericht direct

WhatsApp-tracking

Gasten die je via WhatsApp een bericht hebt gestuurd, krijgen een subtiele groene achtergrond
Zo kun je bijhouden wie de uitnodiging heeft ontvangen
Gebruik "Reset All Sent" om deze trackinggeschiedenis te wissen en opnieuw te beginnen

Je gastenlijst exporteren

Je kunt je volledige gastenlijst exporteren in twee formaten: CSV voor spreadsheets of PDF voor een printklaar document.

Downloaden als CSV

Klik op "CSV downloaden" in de werkbalk van het tabblad Gasten
Het bestand bevat alle gastinformatie, reacties, waarden van aangepaste velden en een kolom Tags (tag-namen gescheiden met een pipe — hetzelfde formaat dat bij import wordt geaccepteerd, zodat je gegevens kunt rondzetten)
Wanneer Gastnamen verzamelen is ingeschakeld, bevat de CSV ook een kolom Plus Ones direct na Gasten — elke niet-hoofdgast gescheiden met een pipe (bijv. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). De kolom wordt weggelaten wanneer naamverzameling uit staat, zodat de CSV-structuur voorspelbaar blijft voor evenementen die de functie niet gebruiken
Open in Excel, Google Sheets of een andere spreadsheetapplicatie

Downloaden als PDF

Klik op "PDF downloaden" in de werkbalk van het tabblad Gasten
Er wordt een opgemaakte PDF gegenereerd met je evenementnaam, datum en een samenvatting van de responsstatistieken
De PDF bevat alle gastgegevens in een overzichtelijke tabel, met een kolom Tags waarin de tag-namen per gast als kommagescheiden tekst worden weergegeven

Wanneer Gastnamen verzamelen is ingeschakeld, bevat de PDF ook:

Ingesprongen subrijen voor elke plus-one-gast onder de hoofduitnodiging, met hun individuele naam

Wanneer Tafelbeheer ook is ingeschakeld, toont elke subrij bovendien de toegewezen tafel van die persoon in een nieuwe kolom Tafel.

Dit maakt de PDF ideaal voor:

Het afdrukken van een gastenlijst voor de locatie of het deurpersoneel
Delen met leveranciers (cateraars, eventplanners) die geen spreadsheets gebruiken
Een fysieke back-up hebben tijdens het evenement
Tafelindelingen in één oogopslag controleren

Gastreacties beheren

Een reactie bewerken

Als een gast contact met je opneemt om hun RSVP te wijzigen:

Klik op het Edit-icoon (potlood) bij die gast
Werk hun status bij (Accepted, Declined)
Pas indien nodig het aantal bevestigde gasten aan
Sla de wijzigingen op

Reactiedetails bekijken

Klik op het View-icoon (oog) om te zien:

Volledige gastinformatie
Hun RSVP-reactie
Eventuele opmerkingen die ze hebben ingediend
Antwoorden op aangepaste velden

Gasten verwijderen

Zo verwijder je een gast:

Klik op het Delete-icoon (prullenbak)
Bevestig het verwijderen

Om meerdere gasten te verwijderen:

Selecteer gasten via de selectievakjes
Klik op "Delete all (X)" om de geselecteerde gasten te verwijderen

Tips voor het beheren van je gastenlijst

Voor je event

Voeg alle gasten toe voordat je uitnodigingen verstuurt
Controleer extra goed of telefoonnummers in internationaal formaat staan
Gebruik CSV-import voor grote lijsten om tijd te besparen
Stel de juiste sms-taal in voor internationale gasten

Reacties opvolgen

Controleer regelmatig het filter Not Answered om op te volgen
Gebruik WhatsApp-tracking om te zien wie uitnodigingen heeft ontvangen
Exporteer de lijst af en toe om de voortgang bij te houden

Herinneringen sturen

Gebruik voor gasten die nog niet hebben gereageerd de knoppen Copy of WhatsApp om herinneringen te sturen
Overweeg de SMS feature te gebruiken voor bulkherinneringen

Veelgestelde vragen

V: Is er een limiet aan hoeveel gasten ik kan toevoegen? A: Het aantal gasten is afhankelijk van je Fotify-abonnement. Controleer je abonnementsdetails voor de specifieke limieten.

V: Kan ik gasten toevoegen nadat ik uitnodigingen heb verstuurd? A: Ja! Je kunt op elk moment nieuwe gasten toevoegen. Vergeet alleen niet om ze hun uitnodigingslink te sturen.

V: Wat gebeurt er als ik een gast verwijder die al heeft gereageerd? A: Hun reactie wordt permanent verwijderd. Als ze hun oude RSVP-link proberen te gebruiken, werkt die niet meer.

V: Kan ik de RSVP-status van een gast handmatig wijzigen? A: Ja, gebruik de knop Bewerken om de status van een gast handmatig bij te werken, bijvoorbeeld wanneer iemand belt om te bevestigen in plaats van het online formulier te gebruiken.

V: Waarom zie ik voor sommige gasten geen WhatsApp-knop? A: De WhatsApp-knop verschijnt alleen voor gasten van wie een telefoonnummer is opgeslagen. Voeg hun telefoonnummer toe om deze functie in te schakelen.

V: Wat is het verschil tussen de kolommen "Gasten" en "Bevestigd"? A: "Gasten" is het aantal personen dat je in dat gezelschap hebt uitgenodigd. "Bevestigd" is het aantal personen dat de gast aangeeft daadwerkelijk te komen wanneer ze reageren.

V: Kan ik gasten importeren vanuit Google Contacten of een andere app? A: Exporteer je contacten als een CSV-bestand vanuit je contactapp, formatteer het vervolgens zodat het voldoet aan de CSV-vereisten van Fotify en importeer het.

V: Wat is het verschil tussen de CSV- en PDF-export? A: CSV is het beste voor spreadsheetwerk — bewerken, filteren en importeren in andere tools. PDF is een opgemaakt, printbaar document met je evenementkop en samenvattende statistieken, ideaal om te delen met leveranciers of om te printen voor het deurpersoneel tijdens het evenement.

V: Bevat de PDF tafelindelingen en plus-one-namen? A: Plus-one-namen verschijnen als ingesprongen subrijen onder de hoofduitnodiging wanneer Gastnamen verzamelen is ingeschakeld. Wanneer Tafelbeheer ook aan staat, voegt de PDF een kolom Tafel toe die de individuele zitplaatsindeling per persoon toont.

V: Kan ik zoeken op de naam van een plus-one? A: Ja — wanneer Collect Guest Names aan staat, matcht de zoekbalk ook plus-one-namen. De bijbehorende uitnodiging wordt automatisch uitgeklapt zodat je kunt zien welk gezins-/gezelschapslid overeenkomt, met die naam gemarkeerd. Dit is handig wanneer een gast contact met je opneemt en je alleen nog de naam weet van degene die met hen meegaat, niet de hoofdgenodigde.

V: Bevat de CSV-export plus-one-namen? A: Wanneer Collect Guest Names is ingeschakeld, voegt de CSV een kolom Plus Ones toe direct na Gasten, met alle niet-hoofdleden van het gezelschap gescheiden door een pipe. Wanneer naamverzameling uit staat, wordt de kolom weggelaten zodat de CSV-structuur consistent blijft.

V: Hoe weet ik naar welke gasten ik al uitnodigingen heb gestuurd? A: Gasten die via WhatsApp zijn benaderd, krijgen een groene achtergrond. Voor andere methoden kun je overwegen om de sms-taal of een notitiesysteem te gebruiken om dit bij te houden.

V: Kunnen gasten RSVP’en zonder eerst aan de lijst te zijn toegevoegd? A: Voor gepersonaliseerde uitnodigingen moeten gasten eerst aan je lijst worden toegevoegd om hun unieke RSVP-link te ontvangen. Als je echter de functie Registratieformulier inschakelt, kunnen gasten zichzelf registreren via een openbare link - ze worden automatisch aan je gastenlijst toegevoegd wanneer ze het formulier invullen.

V: Wat gebeurt er als ik een CSV upload met dubbele gasten? A: Het systeem meldt je de duplicaten. Je kunt ervoor kiezen om ze over te slaan of bestaande records bij te werken.

V: Kan ik gasten importeren met tags die al zijn toegepast? A: Ja. Voeg een kolom Tags toe aan je CSV met tag-namen gescheiden door een pipe (bijv. Family|VIP). Elke tag die nog niet bestaat voor het evenement wordt automatisch aangemaakt met een standaardkleur. Volledige workflow: zie het artikel Gasttags.

V: Worden tags meegenomen wanneer ik gasten exporteer? A: Ja — zowel de CSV-export (pipe-gescheiden namen) als de PDF-export (kommagescheiden lijst in een kolom Tags) bevatten elke tag die aan de gast is gekoppeld. Je kunt de CSV opnieuw importeren om tags te herstellen.

V: Hoe kan ik veel gasten tegelijk taggen? A: Gebruik de selectievakjes om de gasten te selecteren die je wilt, en klik vervolgens op "Tags toepassen" in de selectiewerkbalk. Je kunt tags Toevoegen, Verwijderen of Vervangen voor alle geselecteerde gasten in één klik.