Как управлять списком гостей

Вкладка Guests на панели RSVP — это место, где вы добавляете, управляете и отслеживаете всех участников вашего мероприятия. Добавляете ли вы гостей по одному или импортируете сотни из таблицы, Fotify помогает легко поддерживать список гостей в порядке.

Доступ к списку гостей

Перейдите в панель управления вашим событием на dashboard.fotify.app
Выберите событие и нажмите "RSVP" в боковом меню
Откройте вкладку "Guests"

Если вы ещё не создали приглашение RSVP, сначала ознакомьтесь со статьёй How to Create Your RSVP Invitation.

Вы увидите полный список гостей со статусами ответов и кнопками действий.

Понимание списка гостей

Фильтры статуса

Фильтруйте гостей по статусу ответа с помощью вкладок вверху:

Фильтр	Описание
Все	Все гости в вашем списке
Приняли	Гости, подтвердившие участие
Отклонили	Гости, которые не могут прийти
Не ответили	Гости, которые ещё не ответили
Посетили	Гости, отметившиеся на мероприятии (когда включена QR-регистрация посещаемости)

Столбцы информации о гостях

Таблица отображает ключевую информацию по каждому гостю:

Имя - Полное имя гостя
Email - Адрес электронной почты (если указан)
Мобильный - Номер телефона для SMS/WhatsApp
Гостей - Количество людей в их группе (включая «плюс-один»)
Подтверждено - Сколько человек они подтвердили как участников
Статус - Их ответ RSVP (Приняли, Отклонили, Не ответили)
Теги - Цветные метки, показывающие теги гостей, применённые к этому гостю. Нажмите кнопку + Добавить тег в строке, чтобы прикреплять или удалять теги прямо в таблице
Зарегистрирован - Когда гость был добавлен или зарегистрировался самостоятельно
Действия - Кнопки быстрых действий

Сортировка и поиск

Поиск - Используйте строку поиска, чтобы находить гостей по имени, email, телефону или — когда включено Сбор имён гостей — по имени «плюс-один». Если совпадение найдено по «плюс-один», приглашение автоматически разворачивается, а совпавшее имя подсвечивается
Сортировка - Нажмите на заголовок любого столбца, чтобы отсортировать список (например, по имени, статусу)

Просмотр имён «плюс-один» (когда включены имена гостей)

Когда вы включили Сбор имён гостей (или Управление столами, которое включает эту функцию), для групп из 2 и более человек рядом с основным именем отображается шеврон. Нажмите его, чтобы развернуть строку и увидеть каждого «плюс-один» в виде вложенной подстроки под основным приглашением:

Каждый гость с указанным именем отображается со значком "+1" (или "Основной гость" для главного)
Значок карандаша в каждой подстроке сразу открывает редактирование именно этого имени
Если в группе указано меньше имён, чем заявленный размер, вы увидите заполнитель "N имён ещё не указано" со ссылкой Добавить имена
Во время поиска строки, содержащие совпавшего «плюс-один», автоматически разворачиваются, чтобы совпадение было видно сразу — при этом вы всё равно можете свернуть вручную, и ваш выбор будет сохранён, пока вы не очистите поиск

Фильтрация и назначение тегов гостям

Система тегов Fotify позволяет помечать гостей (например, "Family", "VIP", "Work") и фильтровать список по этим меткам. Подробности описаны в статье Guest Tags article; ниже — как теги отображаются в списке гостей.

Строка фильтра по тегам

Над фильтрами статуса вы увидите строку с названием "Filter by tags". В ней есть:

Чип для каждого созданного тега (нажмите, чтобы включить/выключить его как фильтр)
Пунктирный чип "+ New tag", который открывает менеджер тегов и позволяет создать тег прямо здесь
Кнопка "Manage tags" справа (переименование, изменение цветов, редактирование или удаление существующих тегов)
Когда активны два и более тег-чипа, переключатель Any / All определяет, должен ли фильтр находить гостей с любыми из выбранных тегов или со всеми одновременно

Когда фильтр по тегам активен, список показывает только подходящих гостей. Нажмите тот же чип ещё раз, чтобы убрать фильтр, или используйте "Clear tag filter", чтобы очистить все фильтры по тегам сразу.

Назначение тегов прямо в списке

В любой строке гостя (в таблице на компьютере или в карточке на мобильном) нажмите кнопку + Add tag в столбце Tags. Откроется список всех тегов события; нажимайте, чтобы включать/выключать, затем нажмите Save. Уже назначенные теги отображаются рядом с кнопкой в виде цветных чипов.

Массовое назначение тегов выбранным гостям

Чтобы добавить (или снять) теги сразу у многих гостей:

Выберите гостей с помощью чекбоксов слева в каждой строке
В появившейся панели выбора нажмите "Apply tags"
Выберите режим — Add, Remove или Replace
Отметьте нужные теги и нажмите зелёную кнопку Save

Add добавляет выбранные теги всем гостям поверх уже существующих
Remove удаляет выбранные теги у всех гостей
Replace очищает текущие теги и устанавливает ровно выбранный список

Добавление гостей по одному

Чтобы добавить одного гостя:

Нажмите кнопку "Add Guest"
Заполните данные гостя:
- Name - Имя гостя (обязательно)
- Last Name - Фамилия гостя
- Email - Email для цифровых приглашений
- Cellphone - Номер телефона в международном формате с + (например, +14155551234)
- Number of Guests - Сколько человек в приглашении (по умолчанию: 1)
- SMS Language - Переопределение языка SMS-сообщений для этого гостя
Нажмите "Add Guest"

Формат номера телефона

Чтобы работали функции SMS и WhatsApp, номера должны быть в международном формате E.164:

Начинаются с +, затем код страны
Без пробелов, дефисов и скобок
Примеры: +14155551234 (США), +34612345678 (Испания), +4915112345678 (Германия)

Импорт нескольких гостей (загрузка CSV)

Для больших списков гостей импортируйте их все сразу с помощью CSV-файла.

Как импортировать

Нажмите "Upload Guest List"
Подготовьте CSV-файл в требуемом формате (см. ниже)
Перетащите файл или нажмите, чтобы выбрать его
Нажмите "Upload Guest List"

Формат CSV

Ваш CSV-файл должен содержать следующие столбцы:

Column	Required	Description
Name	Yes	Имя гостя
LastName	No	Фамилия гостя (может быть пустой)
Email	No	Адрес электронной почты (может быть пустым)
Phone	No	Телефон в формате E.164 с + и кодом страны
Guests	No	Количество гостей в группе (по умолчанию: 1)
Locale	No	Код языка для SMS и email (en, es, fr, de, it, pt и т. д.). `SmsLocale` и `MessagingLocale` по-прежнему принимаются для обратной совместимости
Tags	No	Названия тегов, которые нужно применить к гостю, разделённые `\|` (вертикальной чертой). Отсутствующие теги создаются автоматически
DisplayAlias	No	Отображаемое имя, используемое в сообщениях вместо `Name + LastName` (например, "Adam & Susan", "The Smith Family"). Удобно для пар, семей и групп
IsPlural	No	Установите `true` (или `yes` / `1`), если приглашение адресовано нескольким людям, чтобы сообщения использовали форму множественного числа в поддерживаемых языках (шведский, испанский, французский, итальянский, португальский, нидерландский, польский, арабский, иврит, датский). По умолчанию `false`

Пример CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

Советы по импорту CSV

Нажмите "Download Example", чтобы скачать шаблон файла
Email и телефон необязательны — оставьте пустым, если данных нет
Поддерживаемые языки сообщений: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
Если поле Locale пустое, гость получит SMS и email на языке события по умолчанию
Столбец Tags: разделяйте несколько тегов символом | (например, Family|VIP). Любое имя тега, которого ещё нет для события, будет создано автоматически с цветом по умолчанию — позже вы сможете изменить цвет в Manage tags
DisplayAlias: если задано, это имя используется в SMS, письмах и на странице RSVP (также заменяет {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} и {{FULLNAME}} в пользовательских шаблонах сообщений). Оставьте пустым, чтобы использовать обычное Name + LastName
IsPlural: важно только для языков, где различается форма единственного/множественного числа во 2-м лице — например, в шведском "du är inbjuden" (ед. число) становится "ni är inbjudna" (мн. число). Для английского, немецкого, русского и других языков без такого различия поле игнорируется

Кнопки действий для гостей

У каждой строки гостя есть кнопки для быстрого управления:

Icon	Action	Description
Pencil	Edit	Изменить данные гостя (имя, email, телефон, количество гостей, статус)
Eye	View	Просмотреть всю информацию о госте без внесения изменений
Copy	Copy Message	Скопировать персонализированное приглашение с именем гостя и уникальной ссылкой RSVP
Envelope	Email	Открыть почтовый клиент с заранее заполненным приглашением (если указан email)
WhatsApp	WhatsApp	Открыть WhatsApp Web с заранее заполненным сообщением (если указан телефон)
Trash	Delete	Удалить гостя из списка (требуется подтверждение)

Мобильный вид

На мобильных устройствах кнопки действий доступны через меню (три точки) в правом нижнем углу карточки гостя.

Отправка приглашений гостям

После добавления гостей нужно отправить им персональные ссылки RSVP.

Вариант 1: Скопировать и вставить

Нажмите значок Copy у нужного гостя
Персонализированное сообщение (с именем и уникальной ссылкой) будет скопировано
Вставьте его в email, SMS или любой удобный мессенджер

Вариант 2: Отправка напрямую через WhatsApp

Нажмите значок WhatsApp (он виден только для гостей с указанным номером телефона)
Откроется WhatsApp Web с заранее заполненным текстом приглашения
Отправьте сообщение

Отслеживание WhatsApp

У гостей, которым вы отправили сообщение через WhatsApp, будет едва заметный зелёный фон
Это помогает отслеживать, кто уже получил приглашение
Используйте "Reset All Sent", чтобы очистить историю отслеживания и начать заново

Экспорт списка гостей

Вы можете экспортировать полный список гостей в двух форматах: CSV для работы в таблицах или PDF как готовый к печати документ.

Скачать как CSV

Нажмите "Download CSV" на панели инструментов вкладки Guests
Файл включает всю информацию о гостях, ответы, значения пользовательских полей и столбец Tags (названия тегов, разделённые символом | — тот же формат принимается при импорте, поэтому данные можно «прогонять» туда-обратно)
Когда включён Сбор имён гостей, CSV также содержит столбец Plus Ones сразу после Guests — каждый неосновной гость перечислен через | (например, John Doe | Jane Doe | Kid Smith). Если сбор имён выключен, столбец не добавляется, чтобы структура CSV оставалась предсказуемой для мероприятий, где функция не используется
Откройте файл в Excel, Google Sheets или любом приложении для работы с электронными таблицами

Скачать как PDF

Нажмите "Download PDF" на панели инструментов вкладки Guests
Будет сформирован отформатированный PDF с названием мероприятия, датой и сводкой статистики ответов
PDF включает все данные о гостях в аккуратной табличной раскладке, со столбцом Tags, где теги каждого гостя показаны как текст, разделённый запятыми

Когда включён Сбор имён гостей, PDF также включает:

Вложенные подстроки для каждого гостя «плюс-один» под основным приглашением с указанием их индивидуального имени

Когда также включено Управление столами, в каждой подстроке дополнительно отображается назначенный этому человеку стол в новом столбце Table.

Это делает PDF особенно удобным для:

Печати списка гостей для площадки или сотрудников на входе
Отправки подрядчикам (кейтерингу, организаторам), которые не работают с таблицами
Наличия бумажной резервной копии на мероприятии
Быстрой проверки рассадки по столам

Управление ответами гостей

Редактирование ответа

Если гость связывается с вами, чтобы изменить RSVP:

Нажмите значок Edit (карандаш) напротив гостя
Обновите статус (Accepted, Declined)
При необходимости скорректируйте число подтверждённых гостей
Сохраните изменения

Просмотр деталей ответа

Нажмите значок View (глаз), чтобы увидеть:

Полную информацию о госте
Его ответ RSVP
Любые комментарии, которые он оставил
Ответы в пользовательских полях

Удаление гостей

Чтобы удалить гостя:

Нажмите значок Delete (корзина)
Подтвердите удаление

Чтобы удалить нескольких гостей:

Выберите гостей с помощью чекбоксов
Нажмите "Delete all (X)", чтобы удалить выбранных гостей

Советы по управлению списком гостей

Перед мероприятием

Добавьте всех гостей перед отправкой приглашений
Ещё раз проверьте, что номера телефонов указаны в международном формате
Используйте импорт CSV для больших списков, чтобы сэкономить время
Установите подходящий язык SMS для иностранных гостей

Отслеживание ответов

Регулярно проверяйте фильтр Not Answered, чтобы вовремя напоминать
Используйте отслеживание WhatsApp, чтобы видеть, кто получил приглашение
Периодически экспортируйте список, чтобы контролировать прогресс

Напоминания

Для гостей, которые не ответили, используйте кнопки Copy или WhatsApp, чтобы отправлять напоминания
Рассмотрите возможность использования SMS feature для массовых напоминаний

Часто задаваемые вопросы

В: Есть ли ограничение на количество гостей, которых я могу добавить? О: Лимиты по гостям зависят от вашего тарифа Fotify. Проверьте детали вашего плана, чтобы узнать конкретные ограничения.

В: Могу ли я добавлять гостей после отправки приглашений? О: Да! Вы можете добавлять новых гостей в любое время. Просто не забудьте отправить им ссылку на приглашение.

В: Что произойдёт, если я удалю гостя, который уже ответил? О: Его ответ будет удалён навсегда. Если он попытается использовать старую ссылку RSVP, она больше не будет работать.

В: Могу ли я вручную изменить статус RSVP гостя? О: Да, используйте кнопку Edit, чтобы вручную обновить статус любого гостя — например, когда они подтверждают по телефону вместо заполнения онлайн-формы.

В: Почему у некоторых гостей я не вижу кнопку WhatsApp? О: Кнопка WhatsApp отображается только для гостей, у которых сохранён номер телефона. Добавьте номер телефона, чтобы включить эту функцию.

В: В чём разница между столбцами "Guests" и "Confirmed"? О: "Guests" — это сколько человек вы пригласили в этой группе. "Confirmed" — сколько человек гость указал как реально приходящих в своём ответе.

В: Могу ли я импортировать гостей из Google Contacts или другого приложения? О: Экспортируйте контакты в CSV из приложения контактов, затем отформатируйте файл в соответствии с требованиями CSV Fotify и выполните импорт.

В: В чём разница между экспортом CSV и PDF? О: CSV лучше подходит для работы в таблицах — редактирования, фильтрации и импорта в другие инструменты. PDF — это отформатированный документ для печати с заголовком мероприятия и сводной статистикой, удобно делиться с подрядчиками или печатать для сотрудников на входе.

В: Включает ли PDF рассадку по столам и имена «плюс-один»? О: Имена «плюс-один» отображаются как вложенные подстроки под основным приглашением всякий раз, когда включён Сбор имён гостей. Когда также включено Управление столами, в PDF добавляется столбец Table, показывающий индивидуальное место/стол каждого человека.

В: Могу ли я искать по имени «плюс-один»? О: Да — когда включён Collect Guest Names, строка поиска также находит имена «плюс-один». Соответствующее приглашение автоматически разворачивается, чтобы вы увидели, кто именно совпал, а имя подсвечивается. Это удобно, когда гость связывается с вами, и вы помните только имя того, кто придёт с ним, а не основного приглашённого.

В: Включает ли экспорт CSV имена «плюс-один»? О: Когда включён Collect Guest Names, в CSV добавляется столбец Plus Ones сразу после Guests, где каждый неосновной участник группы перечислен через |. Когда сбор имён выключен, столбец не добавляется, чтобы структура CSV оставалась стабильной.

В: Как узнать, каким гостям я уже отправил приглашения? О: Гости, с которыми связались через WhatsApp, отображаются с зелёным фоном. Для других методов рассмотрите возможность использовать SMS Language или систему заметок для отслеживания.

В: Могут ли гости ответить RSVP, не будучи предварительно добавленными в список? О: Для персонализированных приглашений гостей нужно сначала добавить в ваш список, чтобы они получили уникальную ссылку RSVP. Однако, если вы включите функцию Registration Form, гости смогут зарегистрироваться самостоятельно по публичной ссылке — они будут автоматически добавлены в ваш список гостей после заполнения формы.

В: Что произойдёт, если я загружу CSV с дубликатами гостей? О: Система уведомит вас о дубликатах. Вы сможете выбрать: пропустить их или обновить существующие записи.

В: Могу ли я импортировать гостей с уже применёнными тегами? О: Да. Добавьте столбец Tags в CSV и укажите в нём названия тегов, разделённые символом | (например, Family|VIP). Любой тег, которого ещё нет у мероприятия, будет создан автоматически с цветом по умолчанию. Полный процесс: см. статью Guest Tags article.

В: Включаются ли теги при экспорте гостей? О: Да — и экспорт CSV (названия через |), и экспорт PDF (список через запятую в столбце Tags) включают все теги, применённые к гостю. Вы можете повторно импортировать CSV, чтобы восстановить теги.

В: Как проставить теги сразу многим гостям? О: Используйте чекбоксы, чтобы выбрать нужных гостей, затем нажмите "Apply tags" на панели выделения. Вы можете Добавить, Удалить или Заменить теги для всех выбранных гостей одним нажатием.