Så använder du närvaroverifiering

Sidan Närvaroverifiering är ett särskilt verktyg för säkerhetspersonal och värdar som ska verifiera gäster vid eventets entré. Med QR-kodsskanning eller manuell sökning kan du snabbt bekräfta gästernas identitet och följa vilka som har anlänt.

Den här guiden är för säkerhetspersonal och eventpersonal som använder verifieringssidan vid eventets entré.

Konfigurera närvaroverifiering

Innan du kan använda den här funktionen måste eventarrangören aktivera den i OSA-inställningarna. Se avsnittet Attendance Settings section i anpassningsguiden för mer information.

För eventarrangörer

Gå till din OSA-instrumentpanel och klicka på fliken Invitation
Bläddra till Attendance Settings
Aktivera "QR Code Access" för att slå på gästverifiering
Ange ett åtkomstlösenord (minst 6 tecken)
Klicka på "Copy Link" under Security Staff Access för att hämta verifieringssidan URL
Dela länken och lösenordet med ditt säkerhetsteam

Öppna verifieringssidan

För säkerhetspersonal

Öppna verifieringslänken som du fått av eventarrangören
Ange åtkomstlösenordet som du har fått
Klicka på "Verify Password"

När du har loggat in ser du huvudgränssnittet för verifiering, med en grön "Live"-indikator som visar att du är ansluten.

Logga ut

Klicka på den röda knappen "Logout" för att avsluta din session. Du behöver ange lösenordet igen för att få åtkomst till sidan på nytt.

Förstå gränssnittet

Verifieringssidan har två huvudfunktioner:

Start Scanning QR Code

Klicka på den här blå knappen för att aktivera enhetens kamera och skanna gästernas QR-koder.

Guest List

Klicka på den lila knappen "Guest List" för att visa och söka bland alla bekräftade gäster. Siffran inom parentes visar hur många gäster som finns i listan.

Verifiera gäster med QR-koder

Det snabbaste sättet att verifiera gäster är att skanna deras QR-koder.

Så här skannar du

Klicka på "Starta skanning av QR-kod"
Tillåt kameratillgång när du uppmanas
Rikta enhetens kamera mot gästens QR-kod
Skannern upptäcker och läser automatiskt koden
Gästinformations visas på skärmen

Efter skanning

Det du ser efter en skanning beror på hur arrangören har ställt in inbjudan.

Enkelt läge (inga gästnamn samlas in) — ett enda kort med:

Gästnamn (huvud-RSVP)
Status (t.ex. "Redo att delta")
Bekräftade gäster — antal personer i sällskapet
Knappen "Markera som anländ" — registrerar hela sällskapet som ankommet

Läge med namngivna gäster — när arrangören har aktiverat Samla in gästnamn eller Bordsplacering, listar kortet varje person i sällskapet individuellt:

Varje person har sin egen tryckbara rad
Tryck på ett namn för att checka in personen — raden blir grön och visar incheckningstiden
Tryck igen för att ångra (praktiskt om du råkar trycka på fel person)
Knappen "Checka in alla" markerar hela sällskapet på en gång för grupper som släpps in tillsammans
En räknare högst upp visar förloppet ("3 av 5 incheckade")

Stänga skannern

Klicka på "Stäng kamera" för att sluta skanna och återgå till huvudskärmen.

Manuell gästuppslagning

Om en gäst inte har sin QR-kod kan du söka upp personen manuellt.

Söka efter gäster

Klicka på "Guest List" för att öppna gästpanelen
Använd sökfältet för att hitta gäster via:
- Namn
- E-post
- Telefonnummer
Listan filtreras medan du skriver

Information i gästlistan

Listan visar:

Column	Description
Name	Gästens namn
Status	OSA-svar (ACCEPTED, DECLINED, etc.)
Guests	Antal personer i sällskapet

Klicka på en gäst för att se detaljer och markera närvaro.

Markera gäster som anlända

När du verifierar en gäst (via QR-skanning eller manuell sökning):

Enkelt läge

Granska informationen på det gröna bekräftelsekortet
Bekräfta antalet gäster i sällskapet
Klicka på "Markera som anländ" för att registrera hela sällskapet som ankommet

Läge med namngivna gäster

Granska listan med individuella namn
Tryck på varje person när de går in — raden blir grön och tiden registreras
Tryck på ett redan incheckat namn igen för att ångra ett misstag
Använd "Checka in alla" när hela gruppen anländer tillsammans

Sällskapet markeras som anlänt i dashboarden så snart någon person i sällskapet checkas in, men arrangören kan se exakt vem som kom tack vare tidsstämplarna per person. En statistikpost "Anländ vid dörren" på deras dashboard visar det totala antalet individer (inte bara sällskap) som checkats in.

Skanna fler gäster

Efter att du har checkat in gäster klickar du på "Skanna en till" för att snabbt hantera nästa QR-kod i kön.

Senaste aktivitet

Längst ned på skärmen ser du en logg för Recent Activity som visar:

Gästnamn
Verifieringsstatus
Tidsstämpel

Detta hjälper dig att följa senaste incheckningarna och säkerställa att du har hanterat gästerna korrekt.

Tips för eventdagen

Före eventet

Testa verifieringssidan och enhetens kamera
Säkerställ bra belysning vid entrén för QR-skanning
Ha lösenordet sparat och redo
Ladda enheten fullt

Under eventet

Låt sidan vara öppen – "Live"-indikatorn visar att du är ansluten
Använd QR-skanning för snabbhet när det är möjligt
Använd manuell uppslagning när gäster inte hittar sin QR-kod
Kontrollera antalet gäster för att verifiera sällskapets storlek

Hantera problem

Gäst hittas inte: Be dem stava sitt namn eller uppge sin e-post
QR-koden går inte att skanna: Prova manuell uppslagning i stället
Fel antal gäster: Stäm av med gästen innan du markerar närvaro
Anslutningen bröts: Uppdatera sidan och logga in igen

Vanliga frågor

F: Var får gäster sina QR-koder? S: Gäster får en unik QR-kod när de OSA:ar. Den ingår i deras bekräftelse och kan nås via deras OSA-länk.

F: Vad händer om en gäst dyker upp som inte finns med på listan? S: Personen kanske inte har OSA:t eller kan vara en plus-one. Kontrollera med arrangören eller be gästen att OSA på plats om det är möjligt.

F: Kan flera medarbetare använda verifieringssidan samtidigt? S: Ja, flera enheter kan vara inloggade med samma lösenord. Det är praktiskt för evenemang med flera entréer.

F: Fungerar detta offline? S: Nej, en internetanslutning krävs för att verifiera gäster och registrera närvaro. Indikatorn "Live" bekräftar att du är ansluten.

F: Vad händer om jag markerar fel gäst som anländ? S: I läget med namngivna gäster trycker du bara på samma rad igen för att ångra incheckningen. I enkelt läge kontaktar du arrangören — de kan se och hantera närvaroposter från sin dashboard.

F: Ett sällskap på 4 anländer men bara 2 personer kom faktiskt. Vad gör jag? S: Om arrangören har aktiverat Samla in gästnamn trycker du bara på de två personer som faktiskt dök upp. Sällskapets status växlar till "Anländ" men dashboarden registrerar exakt 2 individer vid dörren, inte 4. I enkelt läge (inga gästnamn) kan du bara markera hela sällskapet som anlänt — ta upp detta med arrangören om exakta antal per person är viktigt.

F: Kan jag se vem som redan har anlänt? S: Arrangören kan se närvarostatus i sin dashboard. Verifieringssidan visar din logg över senaste aktivitet.

F: Behöver jag en särskild app? S: Nej, verifieringssidan fungerar i valfri mobilwebbläsare. Ingen appinstallation krävs.

F: Vad händer om kameran inte öppnas? S: Kontrollera att du har gett kamerabehörigheter i webbläsarens inställningar. Försök uppdatera sidan eller använda en annan webbläsare.

F: Kan gäster checkas in mer än en gång? S: Systemet spårar närvaro, så om du skannar ett sällskap igen visas aktuell status. I enkelt läge markeras sällskapet som "redan incheckat". I läget med namngivna gäster visar listan exakt vem som har anlänt (gröna rader med tidsstämplar) så att du kan slutföra incheckningen av dem som inte har kommit ännu.

F: Vad betyder siffran "Bekräftade gäster"? S: Den visar hur många personer gästen uppgav skulle komma (inklusive dem själva och eventuella plus-ones).

F: Vad är skillnaden mellan enkelt läge och läge med namngivna gäster? S: Det beror på vad arrangören har aktiverat:

Enkelt läge — arrangören har inte aktiverat Samla in gästnamn. Du checkar in hela sällskapet med ett tryck. Bra för mer avslappnade evenemang.
Läge med namngivna gäster — arrangören samlade in varje deltagares namn under OSA. Du bockar av varje person individuellt när de anländer, och arrangören ser exakta ankomsttider per person. Bra för bröllop, företagsevenemang eller där det är viktigt att veta exakt vilka som dök upp.