Så här hanterar du din gästlista

Fliken Guests i din RSVP-instrumentpanel är där du lägger till, hanterar och följer upp alla deltagare till ditt event. Oavsett om du lägger till gäster en och en eller importerar hundratals från ett kalkylblad gör Fotify det enkelt att hålla gästlistan organiserad.

Öppna gästlistan

Gå till din event-instrumentpanel på dashboard.fotify.app
Välj ditt event och klicka på "RSVP" i sidofältet
Klicka på fliken "Guests"

Om du inte har skapat en RSVP-inbjudan ännu, se först How to Create Your RSVP Invitation.

Du ser hela din gästlista med svarsstatusar och åtgärdsknappar.

Förstå gästlistan

Statusfilter

Filtrera dina gäster efter svarsstatus med flikarna längst upp:

Filter	Beskrivning
Alla	Alla gäster på din lista
Accepterat	Gäster som har bekräftat att de kommer
Avböjt	Gäster som inte kan delta
Ej svarat	Gäster som ännu inte har svarat
Deltog	Gäster som checkade in på eventet (när QR-närvaro är aktiverat)

Kolumner med gästinformation

Tabellen visar viktig information för varje gäst:

Namn - Gästens fullständiga namn
E-post - E-postadress (om angiven)
Mobilnummer - Telefonnummer för SMS/WhatsApp
Gäster - Antal personer i sällskapet (inklusive plus-ones)
Bekräftade - Hur många personer de bekräftade kommer
Status - Deras OSA-svar (Accepterat, Avböjt, Ej svarat)
Taggar - Färgade etiketter som visar de gästtaggar som har tilldelats gästen. Klicka på + Lägg till tagg på raden för att lägga till eller ta bort taggar direkt
Registrerad - När gästen lades till eller självregistrerade sig
Åtgärder - Snabbknappar för åtgärder

Sortering och sökning

Sök - Använd sökfältet för att hitta gäster via namn, e-post, telefon eller — när Samla in gästnamn är aktiverat — en plus-ones namn. Om en plus-one matchar expanderas den inbjudan automatiskt och det matchade namnet markeras
Sortera - Klicka på valfri kolumnrubrik för att sortera listan (t.ex. efter namn, status)

Visa plus-one-namn (när Gästnamn är aktiverat)

När du har aktiverat Samla in gästnamn (eller Bordsplacering, som inkluderar det) visas en chevron bredvid huvudnamnet för sällskap med 2 eller fler. Klicka på den för att expandera raden och visa varje plus-one som en indragen underrad under huvudinvitationen:

Varje namngiven gäst visas med en "+1"-badge (eller "Huvudgäst" för den primära)
En pennikon på varje underrad tar dig direkt till redigering av just det namnet
Om ett sällskap har färre namn än sin angivna storlek ser du en "N namn har inte angetts ännu"-platshållare med länken Lägg till namn
Under sökning expanderas rader som innehåller en matchande plus-one automatiskt så att träffen syns direkt — du kan fortfarande fälla ihop manuellt och ditt val kommer ihåg tills du rensar sökningen

Filtrera och tagga gäster

Fotifys taggsystem låter dig märka gäster (t.ex. "Family", "VIP", "Work") och filtrera utifrån dem. Alla detaljer finns i artikeln Guest Tags article; här är hur taggar visas i gästlistan.

Raden för taggfilter

Ovanför statusfiltren ser du en rad med etiketten "Filter by tags". Den innehåller:

En chip för varje tagg du har skapat (klicka för att slå på/av den som filter)
En streckad "+ New tag"-chip som öppnar tagghanteraren så att du kan skapa en tagg direkt
En knapp "Manage tags" till höger (byt namn och färger, redigera eller ta bort befintliga taggar)
När två eller fler tagg-chips är aktiva styr en växel Any / All om filtret matchar gäster med någon av de valda taggarna eller alla av dem

När ett taggfilter är aktivt visar gästlistan bara matchande gäster. Klicka på samma chip igen för att ta bort filtret, eller använd "Clear tag filter" för att rensa alla taggfilter på en gång.

Tagga gäster direkt i listan

På valfri gästrad (tabell på dator eller kort på mobil) klickar du på knappen + Add tag i kolumnen Tags. En rullgardinsmeny visas med alla taggar för eventet; klicka för att växla, och klicka sedan på Save. Befintliga taggar på gästen visas som färgade chips bredvid knappen.

Mass-tagga markerade gäster

Så här taggar (eller avtaggar) du många gäster samtidigt:

Markera gäster med kryssrutorna till vänster på varje rad
I markeringsverktygsfältet som visas klickar du på "Apply tags"
Välj ett mode — Add, Remove eller Replace
Markera de taggar du vill använda och klicka sedan på den gröna knappen Save

Add lägger till de valda taggarna på varje gäst, utöver deras befintliga
Remove tar bort de valda taggarna från varje gäst
Replace rensar deras nuvarande taggar och sätter exakt den valda listan

Lägga till gäster individuellt

Så här lägger du till en enskild gäst:

Klicka på knappen "Add Guest"
Fyll i gästuppgifterna:
- Name - Gästens förnamn (obligatoriskt)
- Last Name - Gästens efternamn
- Email - E-postadress för digitala inbjudningar
- Cellphone - Telefonnummer i internationellt format med + (t.ex. +14155551234)
- Number of Guests - Hur många personer som ingår i sällskapet (standard: 1)
- SMS Language - Åsidosätt standardspråket för den här gästens SMS-meddelanden
Klicka på "Add Guest"

Telefonnummerformat

För att SMS- och WhatsApp-funktionerna ska fungera måste telefonnummer vara i internationellt E.164-format:

Börja med + följt av landskod
Inga mellanslag, bindestreck eller parenteser
Exempel: +14155551234 (USA), +34612345678 (Spanien), +4915112345678 (Tyskland)

Importera flera gäster (CSV-uppladdning)

För stora gästlistor kan du importera alla på en gång med en CSV-fil.

Så här importerar du

Klicka på "Upload Guest List"
Förbered din CSV-fil i det format som krävs (se nedan)
Dra och släpp din fil, eller klicka för att välja den
Klicka på "Upload Guest List"

CSV-format

Din CSV-fil måste innehålla dessa kolumner:

Column	Required	Description
Name	Yes	Gästens förnamn
LastName	No	Gästens efternamn (kan lämnas tomt)
Email	No	E-postadress (kan lämnas tomt)
Phone	No	Telefonnummer i E.164-format med + och landskod
Guests	No	Antal gäster i sällskapet (standard: 1)
Locale	No	Språkkod för SMS och e-post (en, es, fr, de, it, pt, osv.). `SmsLocale` och `MessagingLocale` accepteras fortfarande för bakåtkompatibilitet
Tags	No	Taggnamn som ska appliceras på gästen, separerade med `\|` (pipe). Saknade taggar skapas automatiskt
DisplayAlias	No	Visningsnamn som används i meddelanden i stället för `Name + LastName` (t.ex. "Adam & Susan", "The Smith Family"). Praktiskt för par, familjer och grupper
IsPlural	No	Ange `true` (eller `yes` / `1`) när inbjudan gäller flera personer så att meddelanden använder pluralform i språk som stöder det (svenska, spanska, franska, italienska, portugisiska, nederländska, polska, arabiska, hebreiska, danska). Standard är `false`

Exempel på CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

Tips för CSV-import

Klicka på "Download Example" för att hämta en mallfil
E-post och telefon är valfria – lämna tomt om det inte finns
Meddelandespråk som stöds: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
Om Locale är tomt får gästen SMS och e-post på ditt evenemangs standardspråk
Kolumnen Tags: separera flera taggar med | (t.ex. Family|VIP). Alla taggnamn som inte redan finns för evenemanget skapas automatiskt med en standardfärg — du kan ändra färgen senare under Manage tags
DisplayAlias: om angivet används detta namn i SMS, e-post och på OSA-sidan (ersätter även {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} och {{FULLNAME}} i anpassade meddelandemallar). Lämna tomt för att använda vanliga Name + LastName
IsPlural: är bara relevant i språk som skiljer på singular/plural i andra person — till exempel svenska "du är inbjuden" (singular) blir "ni är inbjudna" (plural). För engelska, tyska, ryska och andra språk utan den skillnaden ignoreras fältet

Åtgärdsknappar för gäster

Varje gästrad har åtgärdsknappar för snabb hantering:

Ikon	Åtgärd	Beskrivning
Pencil	Edit	Ändra gästuppgifter (namn, e-post, telefon, antal gäster, status)
Eye	View	Se all gästinformation utan att göra ändringar
Copy	Copy Message	Kopiera en personlig inbjudan med gästens namn och unik RSVP-länk
Envelope	Email	Öppna e-postklienten med förifylld inbjudan (om e-post angivits)
WhatsApp	WhatsApp	Öppna WhatsApp Web med förifyllt meddelande (om telefon angivits)
Trash	Delete	Ta bort gästen från listan (kräver bekräftelse)

Mobilvy

På mobila enheter finns åtgärdsknapparna i en meny (tre punkter) längst ned till höger på varje gästkort.

Skicka inbjudningar till gäster

Efter att du har lagt till gäster behöver du skicka deras personliga RSVP-länkar.

Alternativ 1: Kopiera och klistra in

Klicka på ikonen Copy för en gäst
Det personliga meddelandet (med deras namn och unik länk) kopieras
Klistra in i e-post, SMS eller valfri meddelandeapp

Alternativ 2: WhatsApp direkt

Klicka på ikonen WhatsApp (visas bara för gäster med telefonnummer)
WhatsApp Web öppnas med ett förifyllt inbjudningsmeddelande
Skicka meddelandet direkt

WhatsApp-spårning

Gäster som du har meddelat via WhatsApp får en diskret grön bakgrund
Detta hjälper dig att hålla koll på vem som har fått sin inbjudan
Använd "Reset All Sent" för att rensa spårningshistoriken och börja om

Exportera din gästlista

Du kan exportera din kompletta gästlista i två format: CSV för kalkylblad eller PDF för ett utskriftsklart dokument.

Ladda ned som CSV

Klicka på "Ladda ned CSV" i verktygsfältet på fliken Gäster
Filen innehåller all gästinformation, svar, värden för anpassade fält samt en kolumn Taggar (taggnamn separerade med pipe — samma format accepteras vid import, så du kan round-trippa data)
När Samla in gästnamn är aktiverat innehåller CSV-filen även en kolumn Plus Ones direkt efter Gäster — varje icke-huvudgäst separeras med pipe (t.ex. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). Kolumnen utelämnas när namninsamling är avstängd, så att CSV-strukturen förblir förutsägbar för event som inte använder funktionen
Öppna i Excel, Google Sheets eller valfritt kalkylprogram

Ladda ned som PDF

Klicka på "Ladda ned PDF" i verktygsfältet på fliken Gäster
En formaterad PDF genereras med ditt eventnamn, datum och en sammanfattning av svarsstatistik
PDF:en innehåller alla gästuppgifter i en ren tabellayout, med en kolumn Taggar som visar varje gästs taggnamn som kommaseparerad text

När Samla in gästnamn är aktiverat innehåller PDF:en även:

Indragna underrader för varje plus-one-gäst under huvudinvitationen, där deras individuella namn listas

När Bordsplacering också är aktiverat visar varje underrad dessutom personens tilldelade bord i en ny kolumn Bord.

Detta gör PDF:en idealisk för:

Att skriva ut en gästlista till lokalen eller entrépersonal
Att dela med leverantörer (catering, eventplanerare) som inte använder kalkylblad
Att ha en fysisk backup på eventet
Att snabbt kontrollera bordsplaceringar

Hantera gästernas svar

Redigera ett svar

Om en gäst kontaktar dig för att ändra sin RSVP:

Klicka på ikonen Edit (pennan) för den gästen
Uppdatera deras status (Accepted, Declined)
Justera antalet bekräftade gäster vid behov
Spara ändringarna

Visa svarsdetaljer

Klicka på ikonen View (ögat) för att se:

Fullständig gästinformation
Deras RSVP-svar
Eventuella kommentarer de skickade in
Svar på anpassade fält

Ta bort gäster

Så här tar du bort en gäst:

Klicka på ikonen Delete (papperskorgen)
Bekräfta borttagningen

Så här tar du bort flera gäster:

Markera gäster med kryssrutorna
Klicka på "Delete all (X)" för att ta bort de markerade gästerna

Tips för hantering av gästlistan

Före ditt event

Lägg till alla gäster innan du skickar inbjudningar
Dubbelkolla att telefonnummer är i internationellt format
Använd CSV-import för stora listor för att spara tid
Ställ in lämpligt SMS-språk för internationella gäster

Följa upp svar

Kontrollera filtret Not Answered regelbundet för att följa upp
Använd WhatsApp-spårning för att se vem som har fått inbjudningar
Exportera listan med jämna mellanrum för att följa utvecklingen

Påminnelser

För gäster som inte har svarat, använd knapparna Copy eller WhatsApp för att skicka påminnelser
Överväg att använda SMS feature för masspåminnelser

Vanliga frågor

F: Finns det en gräns för hur många gäster jag kan lägga till? S: Gästgränser beror på din Fotify-plan. Kontrollera din planinformation för specifika gränser.

F: Kan jag lägga till gäster efter att jag har skickat inbjudningar? S: Ja! Du kan lägga till nya gäster när som helst. Kom bara ihåg att skicka dem deras inbjudningslänk.

F: Vad händer om jag tar bort en gäst som redan har svarat? S: Deras svar tas bort permanent. Om de försöker använda sin gamla OSA-länk kommer den inte längre att fungera.

F: Kan jag ändra en gästs OSA-status manuellt? S: Ja, använd knappen Redigera för att manuellt uppdatera en gästs status, till exempel när de ringer för att bekräfta i stället för att använda onlineformuläret.

F: Varför kan jag inte se WhatsApp-knappen för vissa gäster? S: WhatsApp-knappen visas bara för gäster som har ett sparat telefonnummer. Lägg till deras telefonnummer för att aktivera funktionen.

F: Vad är skillnaden mellan kolumnerna "Gäster" och "Bekräftade"? S: "Gäster" är hur många personer du bjöd in i det sällskapet. "Bekräftade" är hur många gästen uppgav faktiskt kommer när de svarade.

F: Kan jag importera gäster från Google Kontakter eller en annan app? S: Exportera dina kontakter som en CSV-fil från din kontaktapp, formatera den sedan så att den matchar Fotifys CSV-krav och importera den.

F: Vad är skillnaden mellan CSV- och PDF-exporten? S: CSV passar bäst för arbete i kalkylblad — redigering, filtrering och import till andra verktyg. PDF är ett formaterat, utskriftsbart dokument med din eventrubrik och sammanfattande statistik, perfekt att dela med leverantörer eller skriva ut till entrépersonalen på eventet.

F: Innehåller PDF:en bordsplaceringar och plus-one-namn? S: Plus-one-namn visas som indragna underrader under huvudinvitationen när Samla in gästnamn är aktiverat. När Bordsplacering också är aktiverat lägger PDF:en till en kolumn Bord som visar varje persons individuella platsanvisning.

F: Kan jag söka på en plus-ones namn? S: Ja — när Samla in gästnamn är aktiverat matchar sökfältet även plus-one-namn. Den matchande inbjudan expanderas automatiskt så att du kan se vem i sällskapet som matchade, och det namnet markeras. Detta är praktiskt när en gäst kontaktar dig och du bara kommer ihåg namnet på den som följer med, inte huvudgästen.

F: Innehåller CSV-exporten plus-one-namn? S: När Samla in gästnamn är aktiverat lägger CSV-filen till en kolumn Plus Ones direkt efter Gäster, där varje icke-huvudmedlem i sällskapet listas pipe-separerat. När namninsamling är avstängd utelämnas kolumnen så att CSV-strukturen förblir konsekvent.

F: Hur vet jag vilka gäster jag redan har skickat inbjudningar till? S: Gäster som kontaktats via WhatsApp visas med grön bakgrund. För andra metoder kan du överväga att använda SMS-språk eller ett anteckningssystem för att hålla koll.

F: Kan gäster OSA utan att först läggas till i listan? S: För personliga inbjudningar måste gäster läggas till i din lista först för att få sin unika OSA-länk. Men om du aktiverar funktionen Registreringsformulär kan gäster självregistrera sig via en publik länk – de läggs automatiskt till i din gästlista när de har fyllt i formuläret.

F: Vad händer om jag laddar upp en CSV med duplicerade gäster? S: Systemet meddelar dig om dubbletter. Du kan välja att hoppa över dem eller uppdatera befintliga poster.

F: Kan jag importera gäster med taggar redan tilldelade? S: Ja. Lägg till en kolumn Taggar i din CSV med pipe-separerade taggnamn (t.ex. Family|VIP). Taggar som inte redan finns för eventet skapas automatiskt med en standardfärg. Hela arbetsflödet: se artikeln Gästtaggar.

F: Ingår taggar när jag exporterar gäster? S: Ja — både CSV-exporten (pipe-separerade namn) och PDF-exporten (kommaseparerad lista i en Taggar-kolumn) innehåller varje tagg som är tilldelad gästen. Du kan importera CSV-filen igen för att återställa taggar.

F: Hur taggar jag många gäster samtidigt? S: Använd kryssrutorna för att markera de gäster du vill, och klicka sedan på "Tillämpa taggar" i verktygsfältet för markering. Du kan lägga till, ta bort eller ersätta taggar för alla markerade gäster med ett enda klick.