Misafir Listenizi Yönetme

RSVP kontrol panelinizdeki Guests sekmesi, etkinliğinize katılan tüm kişileri eklediğiniz, yönettiğiniz ve takip ettiğiniz yerdir. İster misafirleri tek tek ekliyor olun ister bir e-tablodan yüzlercesini içe aktarıyor olun, Fotify misafir listenizi düzenli tutmanızı kolaylaştırır.

Misafir Listesine Erişme

dashboard.fotify.app adresinden etkinlik kontrol panelinize gidin
Etkinliğinizi seçin ve kenar çubuğunda "RSVP" öğesine tıklayın
"Guests" sekmesine tıklayın

Henüz bir RSVP daveti oluşturmadıysanız önce RSVP Davetinizi Nasıl Oluşturursunuz bölümüne göz atın.

Yanıt durumları ve işlem düğmeleriyle birlikte eksiksiz misafir listenizi göreceksiniz.

Misafir Listesini Anlama

Durum Filtreleri

Üst kısımdaki sekmeleri kullanarak misafirlerinizi yanıt durumuna göre filtreleyin:

Filtre	Açıklama
Tümü	Listenizdeki tüm misafirler
Kabul Edildi	Katılacağını onaylayan misafirler
Reddedildi	Katılamayan misafirler
Yanıtlanmadı	Henüz yanıt vermemiş misafirler
Katıldı	Etkinlikte check-in yapan misafirler (QR yoklama etkinleştirildiğinde)

Misafir Bilgileri Sütunları

Tablo, her bir misafir için temel bilgileri gösterir:

Ad - Misafirin tam adı
E-posta - E-posta adresi (sağlandıysa)
Cep telefonu - SMS/WhatsApp için telefon numarası
Misafirler - Davetteki kişi sayısı (artı birler dahil)
Onaylandı - Katılacağını onayladıkları kişi sayısı
Durum - RSVP yanıtı (Kabul Edildi, Reddedildi, Yanıtlanmadı)
Etiketler - Bu misafire uygulanmış misafir etiketlerini gösteren renkli etiketler. Etiketleri satır içinde eklemek veya kaldırmak için satırdaki + Etiket ekle düğmesine tıklayın
Kayıtlı - Misafirin ne zaman eklendiği veya kendi kendine kayıt olduğu
İşlemler - Hızlı işlem düğmeleri

Sıralama ve Arama

Arama - Arama çubuğunu kullanarak misafirleri ad, e-posta, telefon veya — Misafir Adlarını Topla açıkken — artı birinin adıyla bulun. Bir artı biri eşleşirse, ilgili davet otomatik olarak genişler ve eşleşen ad vurgulanır
Sırala - Listeyi sıralamak için herhangi bir sütun başlığına tıklayın (ör. ada, duruma göre)

Artı Bir İsimlerini Görüntüleme (Misafir Adları açıkken)

Misafir Adlarını Topla özelliğini (veya bunu içeren Masa Yönetimi’ni) etkinleştirdiğinizde, 2 veya daha fazla kişilik gruplarda ana adın yanında bir ok simgesi görünür. Satırı genişletmek ve ana davetin altında girintili bir alt satır olarak her bir artı biri görmek için buna tıklayın:

Adı girilmiş her misafir "+1" rozetiyle görünür (birincil kişi için "Ana misafir")
Her alt satırdaki kalem simgesi, doğrudan o belirli adı düzenlemeye götürür
Bir grubun beyan edilen kişi sayısına göre daha az isim girildiyse, İsimler henüz sağlanmadı: N şeklinde bir yer tutucu ve İsim ekle bağlantısı görürsünüz
Arama sırasında, eşleşen bir artı biri içeren satırlar eşleşme ilk bakışta görülebilsin diye otomatik olarak genişler — yine de manuel olarak daraltabilirsiniz ve seçiminiz aramayı temizleyene kadar hatırlanır

Misafirleri Filtreleme ve Etiketleme

Fotify’nin etiket sistemi, misafirleri etiketlemenizi (örn. "Family", "VIP", "Work") ve bu etiketlere göre filtrelemenizi sağlar. Tüm ayrıntılar Guest Tags makalesinde yer alır; burada etiketlerin misafir listesinde nasıl göründüğünü bulabilirsiniz.

Etiket filtre satırı

Durum filtrelerinin üzerinde "Filter by tags" etiketli bir satır göreceksiniz. Şunları içerir:

Oluşturduğunuz her etiket için bir çip (filtre olarak açıp kapatmak için tıklayın)
Etiket yöneticisini açarak satır içinde yeni etiket oluşturmanızı sağlayan kesik çizgili "+ New tag" çipi
Sağ tarafta bir "Manage tags" düğmesi (renkleri yeniden adlandırma, düzenleme veya mevcut etiketleri silme)
İki veya daha fazla etiket çipi etkin olduğunda, Any / All anahtarı; filtrenin seçili etiketlerden herhangi birine sahip misafirleri mi yoksa hepsine sahip misafirleri mi eşleştireceğini belirler

Bir etiket filtresi etkin olduğunda misafir listesi yalnızca eşleşen misafirleri gösterir. Filtreyi kaldırmak için aynı çipe tekrar tıklayın veya tüm etiket filtrelerini tek seferde temizlemek için "Clear tag filter" seçeneğini kullanın.

Satır içinde misafir etiketleme

Herhangi bir misafir satırında (masaüstü tablosu veya mobil kart), Tags sütunundaki + Add tag düğmesine tıklayın. Etkinlikteki tüm etiketleri içeren bir açılır liste görünür; eklemek/kaldırmak için tıklayın, ardından Save düğmesine basın. Misafirin mevcut etiketleri, düğmenin yanında renkli çipler olarak görünür.

Seçili misafirleri toplu etiketleme

Birden çok misafiri aynı anda etiketlemek (veya etiketlerini kaldırmak) için:

Her satırın solundaki onay kutularını kullanarak misafirleri seçin
Görünen seçim araç çubuğunda "Apply tags" öğesine tıklayın
Bir mode seçin — Add, Remove veya Replace
İstediğiniz etiketleri işaretleyin, ardından yeşil Save düğmesine tıklayın

Add seçili etiketleri her misafire mevcut etiketlerinin üzerine ekler
Remove seçili etiketleri her misafirden kaldırır
Replace mevcut etiketleri temizler ve tam olarak seçtiğiniz listeyi ayarlar

Misafirleri Tek Tek Ekleme

Tek bir misafir eklemek için:

"Add Guest" düğmesine tıklayın
Misafir detaylarını doldurun:
- Name - Misafirin adı (gerekli)
- Last Name - Misafirin soyadı
- Email - Dijital davetler için e-posta adresi
- Cellphone - + ile uluslararası formatta telefon numarası (örn. +14155551234)
- Number of Guests - Davet grubundaki kişi sayısı (varsayılan: 1)
- SMS Language - Bu misafirin SMS mesajları için varsayılan dili geçersiz kılma
"Add Guest" düğmesine tıklayın

Telefon Numarası Formatı

SMS ve WhatsApp özelliklerinin çalışması için telefon numaralarının uluslararası E.164 formatında olması gerekir:

Ülke kodu ile birlikte + ile başlayın
Boşluk, tire veya parantez kullanmayın
Örnekler: +14155551234 (ABD), +34612345678 (İspanya), +4915112345678 (Almanya)

Birden Fazla Misafiri İçe Aktarma (CSV Yükleme)

Büyük misafir listeleri için, bir CSV dosyası kullanarak hepsini tek seferde içe aktarın.

İçe Aktarma Nasıl Yapılır

"Upload Guest List" seçeneğine tıklayın
CSV dosyanızı gerekli formata göre hazırlayın (aşağıya bakın)
Dosyanızı sürükleyip bırakın veya seçmek için tıklayın
"Upload Guest List" seçeneğine tıklayın

CSV Biçimi

CSV dosyanız şu sütunları içermelidir:

Sütun	Zorunlu	Açıklama
Name	Evet	Misafirin adı
LastName	Hayır	Misafirin soyadı (boş olabilir)
Email	Hayır	E-posta adresi (boş olabilir)
Phone	Hayır	+ ve ülke kodu ile E.164 biçiminde telefon numarası
Guests	Hayır	Gruptaki misafir sayısı (varsayılan: 1)
Locale	Hayır	SMS ve e-posta için dil kodu (en, es, fr, de, it, pt, vb.). Geriye dönük uyumluluk için `SmsLocale` ve `MessagingLocale` hâlâ kabul edilir
Tags	Hayır	Bu misafire uygulanacak etiket adları; `\|` (pipe) ile ayrılır. Eksik etiketler otomatik oluşturulur
DisplayAlias	Hayır	Mesajlarda `Name + LastName` yerine kullanılan görünen ad (örn. "Adam & Susan", "The Smith Family"). Çiftler, aileler ve gruplar için kullanışlıdır
IsPlural	Hayır	Davet birden fazla kişi içinse ve desteklenen dillerde mesajların çoğul biçimde kullanılmasını istiyorsanız `true` (veya `yes` / `1`) olarak ayarlayın (İsveççe, İspanyolca, Fransızca, İtalyanca, Portekizce, Hollandaca, Lehçe, Arapça, İbranice, Danca). Varsayılan değer `false`

Örnek CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

CSV İçe Aktarma için İpuçları

Şablon bir dosya almak için "Download Example" seçeneğine tıklayın
E-posta ve telefon isteğe bağlıdır — mevcut değilse boş bırakın
Desteklenen mesajlaşma dilleri: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
Locale boşsa, misafir SMS ve e-postayı etkinliğinizin varsayılan dilinde alır
Tags sütunu: birden fazla etiketi | ile ayırın (örn. Family|VIP). Etkinlik için henüz mevcut olmayan tüm etiket adları varsayılan bir renkle otomatik olarak oluşturulur — rengi daha sonra Manage tags bölümünde değiştirebilirsiniz
DisplayAlias: ayarlandığında bu ad SMS’lerde, e-postalarda ve RSVP sayfasında kullanılır (ayrıca özel mesaj şablonlarında {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} ve {{FULLNAME}} ifadelerinin yerini alır). Normal Name + LastName kullanımına dönmek için boş bırakın
IsPlural: yalnızca 2. kişide tekil/çoğul ayrımı olan dillerde önemlidir — örneğin İsveççede "du är inbjuden" (tekil) ifadesi "ni är inbjudna" (çoğul) olur. İngilizce, Almanca, Rusça ve bu ayrımın olmadığı diğer dillerde bu alan yok sayılır

Misafir İşlem Düğmeleri

Her misafir satırında hızlı yönetim için işlem düğmeleri bulunur:

Icon	Action	Description
Pencil	Edit	Misafir detaylarını değiştirin (ad, e-posta, telefon, misafir sayısı, durum)
Eye	View	Değişiklik yapmadan tüm misafir bilgilerini görün
Copy	Copy Message	Misafirin adı ve benzersiz RSVP bağlantısı ile kişiselleştirilmiş daveti kopyalayın
Envelope	Email	Davet metni önceden doldurulmuş şekilde e-posta istemcisini açın (e-posta varsa)
WhatsApp	WhatsApp	Önceden doldurulmuş mesajla WhatsApp Web’i açın (telefon varsa)
Trash	Delete	Misafiri listeden kaldırın (onay gerektirir)

Mobil Görünüm

Mobil cihazlarda işlem düğmelerine, her misafir kartının sağ altındaki menüden (üç nokta) erişebilirsiniz.

Misafirlere Davetiye Gönderme

Misafirleri ekledikten sonra, onlara kişiselleştirilmiş RSVP bağlantılarını göndermeniz gerekir.

Seçenek 1: Kopyalayıp Yapıştırma

Bir misafir için Copy simgesine tıklayın
Kişiselleştirilmiş mesaj (adı ve benzersiz bağlantı ile) kopyalanır
Tercih ettiğiniz e-posta, SMS veya mesajlaşma uygulamasına yapıştırın

Seçenek 2: WhatsApp ile Doğrudan

WhatsApp simgesine tıklayın (yalnızca telefon numarası olan misafirlerde görünür)
WhatsApp Web, önceden doldurulmuş davet mesajıyla açılır
Mesajı doğrudan gönderin

WhatsApp Takibi

WhatsApp üzerinden mesaj gönderdiğiniz misafirlerde hafif yeşil bir arka plan görünür
Bu, davetiyeyi kimin aldığını takip etmenize yardımcı olur
Bu takip geçmişini temizlemek ve baştan başlamak için "Reset All Sent" seçeneğini kullanın

Misafir Listenizi Dışa Aktarma

Tüm misafir listenizi iki formatta dışa aktarabilirsiniz: e-tablolar için CSV veya yazdırmaya hazır bir belge için PDF.

CSV Olarak İndir

Misafirler sekmesi araç çubuğunda "CSV İndir" seçeneğine tıklayın
Dosya; tüm misafir bilgilerini, yanıtları, özel alan değerlerini ve bir Etiketler sütununu içerir (pipe ile ayrılmış etiket adları — içe aktarmada kabul edilen formatla aynıdır; böylece veriyi dışa aktarıp tekrar içe alabilirsiniz)
Misafir Adlarını Topla etkinleştirildiğinde CSV, Misafirler sütununun hemen ardından bir Plus Ones sütunu da içerir — ana misafir olmayan her kişi pipe ile ayrılır (örn. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). İsim toplama kapalıyken bu sütun eklenmez; böylece özelliği kullanmayan etkinliklerde CSV yapısı öngörülebilir kalır
Excel, Google Sheets veya herhangi bir e-tablo uygulamasında açın

PDF Olarak İndir

Misafirler sekmesi araç çubuğunda "PDF İndir" seçeneğine tıklayın
Etkinlik adınız, tarihiniz ve yanıt istatistiklerinin özetiyle biçimlendirilmiş bir PDF oluşturulur
PDF; tüm misafir ayrıntılarını temiz bir tablo düzeninde içerir ve Etiketler sütununda her misafirin etiket adlarını virgülle ayrılmış metin olarak gösterir

Misafir Adlarını Topla etkinleştirildiğinde PDF ayrıca şunları içerir:

Ana davetin altında her bir artı bir misafir için, kendi adını listeleyen girintili alt satırlar

Table Management da etkinleştirildiğinde, her alt satır ayrıca yeni bir Table sütununda o kişinin atanmış masasını gösterir.

Bu, PDF’yi şunlar için ideal hale getirir:

Mekân veya kapı görevlileri için misafir listesini yazdırmak
E-tablo kullanmayan tedarikçilerle (catering firmaları, etkinlik planlayıcıları) paylaşmak
Etkinlikte fiziksel bir yedek bulundurmak
Masa atamalarını tek bakışta kontrol etmek

Misafir Yanıtlarını Yönetme

Bir Yanıtı Düzenleme

Bir misafir RSVP’sini değiştirmek için sizinle iletişime geçerse:

O misafir için Edit (kalem) simgesine tıklayın
Durumunu güncelleyin (Accepted, Declined)
Gerekirse onaylanan misafir sayısını ayarlayın
Değişiklikleri kaydedin

Yanıt Ayrıntılarını Görüntüleme

Şunları görmek için View (göz) simgesine tıklayın:

Tüm misafir bilgileri
RSVP yanıtı
Gönderdikleri yorumlar
Özel alan yanıtları

Misafirleri Silme

Bir misafiri kaldırmak için:

Delete (çöp kutusu) simgesine tıklayın
Silme işlemini onaylayın

Birden fazla misafiri silmek için:

Onay kutularını kullanarak misafirleri seçin
Seçili misafirleri kaldırmak için "Delete all (X)" düğmesine tıklayın

Misafir Listesi Yönetimi İçin İpuçları

Etkinliğinizden Önce

Davetiyeleri göndermeden önce tüm misafirleri ekleyin
Telefon numaralarının uluslararası formatta olduğundan emin olun
Zaman kazanmak için büyük listelerde CSV içe aktarmayı kullanın
Uluslararası misafirler için uygun SMS dilini ayarlayın

Yanıtları Takip Etme

Takip etmek için Not Answered filtresini düzenli kontrol edin
Davetiyeyi kimin aldığını görmek için WhatsApp takibini kullanın
İlerlemeyi takip etmek için listeyi düzenli aralıklarla dışa aktarın

Hatırlatma Gönderme

Yanıt vermeyen misafirler için Copy veya WhatsApp düğmelerini kullanarak hatırlatma gönderin
Toplu hatırlatmalar için SMS özelliğini kullanmayı değerlendirin

Sıkça Sorulan Sorular

S: Ekleyebileceğim misafir sayısında bir sınır var mı? C: Misafir sınırları Fotify planınıza bağlıdır. Belirli limitler için plan ayrıntılarınızı kontrol edin.

S: Davetiyeleri gönderdikten sonra misafir ekleyebilir miyim? C: Evet! İstediğiniz zaman yeni misafir ekleyebilirsiniz. Yalnızca davet bağlantılarını kendilerine göndermeyi unutmayın.

S: Daha önce yanıt vermiş bir misafiri silersem ne olur? C: Yanıtları kalıcı olarak kaldırılır. Eski RSVP bağlantısını kullanmaya çalışırlarsa artık çalışmayacaktır.

S: Bir misafirin RSVP durumunu manuel olarak değiştirebilir miyim? C: Evet; çevrim içi formu kullanmak yerine telefonla onay verdikleri durumlar gibi senaryolarda, herhangi bir misafirin durumunu manuel olarak güncellemek için Düzenle düğmesini kullanın.

S: Bazı misafirler için WhatsApp düğmesini neden göremiyorum? C: WhatsApp düğmesi yalnızca telefon numarası kayıtlı olan misafirlerde görünür. Bu özelliği etkinleştirmek için telefon numaralarını ekleyin.

S: "Misafirler" ile "Onaylandı" sütunları arasındaki fark nedir? C: "Misafirler", o davette kaç kişiyi davet ettiğinizi gösterir. "Onaylandı" ise misafir yanıt verdiğinde gerçekten kaç kişinin katılacağını söylediğini gösterir.

S: Misafirleri Google Kişiler’den veya başka bir uygulamadan içe aktarabilir miyim? C: Kişilerinizi kişi uygulamanızdan bir CSV dosyası olarak dışa aktarın, ardından Fotify’ın CSV gereksinimlerine uyacak şekilde biçimlendirip içe aktarın.

S: CSV ve PDF dışa aktarma arasındaki fark nedir? C: CSV, e-tablo çalışmaları için en uygunudur — düzenleme, filtreleme ve diğer araçlara aktarma. PDF ise etkinlik başlığınız ve özet istatistiklerle birlikte biçimlendirilmiş, yazdırılabilir bir belgedir; tedarikçilerle paylaşmak veya etkinlikte kapı görevlileri için yazdırmak için idealdir.

S: PDF masa atamalarını ve artı bir isimlerini içeriyor mu? C: Misafir Adlarını Topla etkinleştirildiğinde artı bir isimleri, ana davetin altında girintili alt satırlar olarak görünür. Masa Yönetimi de açıksa, PDF her kişinin ayrı oturma/masa atamasını gösteren bir Table sütunu ekler.

S: Bir artı birinin adına göre arama yapabilir miyim? C: Evet — Misafir Adlarını Topla açıkken arama çubuğu artı bir isimleriyle de eşleşir. Eşleşen davet otomatik olarak genişler; böylece hangi grup üyesinin eşleştiğini görebilir ve ilgili adın vurgulandığını fark edebilirsiniz. Bu, bir misafir sizinle iletişime geçtiğinde ve ana davetlinin adını değil de yanında kimin geleceğini hatırladığınız durumlarda oldukça kullanışlıdır.

S: CSV dışa aktarma artı bir isimlerini içeriyor mu? C: Misafir Adlarını Topla etkinleştirildiğinde CSV, Misafirler sütununun hemen ardından Plus Ones adlı bir sütun ekler ve ana misafir olmayan her grup üyesini pipe ile ayrılmış şekilde listeler. İsim toplama kapalıyken sütun eklenmez; böylece CSV yapısı tutarlı kalır.

S: Hangi misafirlere davetiye gönderdiğimi nasıl anlarım? C: WhatsApp ile iletişime geçilen misafirler yeşil arka planla gösterilir. Diğer yöntemler için takip amacıyla SMS Dili veya bir not sistemi kullanmayı düşünebilirsiniz.

S: Misafirler önce listeye eklenmeden RSVP yapabilir mi? C: Kişiselleştirilmiş davetler için misafirlerin, kendilerine özel RSVP bağlantılarını almak üzere önce listenize eklenmesi gerekir. Ancak Kayıt Formu özelliğini etkinleştirirseniz, misafirler herkese açık bir bağlantıyı kullanarak kendi kendine kayıt olabilir — formu tamamladıklarında otomatik olarak misafir listenize eklenirler.

S: Yinelenen misafirler içeren bir CSV yüklersem ne olur? C: Sistem yinelenen kayıtlar konusunda sizi bilgilendirir. Bunları atlamayı veya mevcut kayıtları güncellemeyi seçebilirsiniz.

S: Etiketleri önceden uygulanmış misafirleri içe aktarabilir miyim? C: Evet. CSV’nize pipe ile ayrılmış etiket adlarını içeren bir Etiketler sütunu ekleyin (örn. Family|VIP). Etkinlikte daha önce mevcut olmayan herhangi bir etiket, varsayılan bir renkle otomatik olarak oluşturulur. Tüm iş akışı için: Misafir Etiketleri makalesine bakın.

S: Misafirleri dışa aktarırken etiketler de dahil ediliyor mu? C: Evet — hem CSV dışa aktarması (pipe ile ayrılmış adlar) hem de PDF dışa aktarması (Etiketler sütununda virgülle ayrılmış liste) misafire uygulanmış tüm etiketleri içerir. Etiketleri geri yüklemek için CSV’yi yeniden içe aktarabilirsiniz.

S: Birden fazla misafiri aynı anda nasıl etiketlerim? C: Etiketlemek istediğiniz misafirleri seçmek için onay kutularını kullanın, ardından seçim araç çubuğunda "Etiket uygula" seçeneğine tıklayın. Seçili tüm misafirlerde etiketleri tek tıkla Ekleme, Kaldırma veya Değiştirme yapabilirsiniz.